2.1.2.1.4. 16-17 punktas "Vykdymo būdai sistemoje"

Šie punktai yra skirti nustatyti, kaip atliksite pirkimą EcoCost sistemoje. Prieš atsakant į juos, būtina žinoti:

1. kiek pirkimo procedūrų bus atliekama pagal šią inicijavimo paraišką (16 p.)?;
2. ar sistemoje atliksite/fiksuosite pasiūlymų vertinimo procesą (17 p.)?

16. Ar bus atliekami keli pirkimai pagal šią inicijavimo paraišką metų eigoje? 

Nustatymas "Metų eigoje" yra skirtas tik mažos vertės pirkimams (išimtis - iš arba per CPO pirkimo būdas), kai inicijuojamo pirkimo vertė bus išperkama per keletą pirkimų einamųjų metų eigoje ir nėra aišku, kiek tokių pirkimų bus, ir ar iš vieno ar daugiau tiekėjų bus perkama.

Pasirinkus šį procedūros tipą, t.y., atsakymą pažymėjus "Taip", sistema 17 p. automatiškai pažymės "Nesisteminis", kadangi sistemoje vienai inicijuotai paraiškai sukurtoje aplinkoje yra nefiksuojamos pirkimo atlikimo procedūros - nėra žymimos pagrindinės pirkimo atlikimo datos (kvietimo išsiuntimo, pasiūlymų gavimo bei laimėtojo nustatymo datos). 

Plačiau: 2.1.1.3. Keli pirkimai pagal vieną inicijavimo paraišką - "Metų eigoje"

Jeigu viena paraiška yra skirta vienai pirkimo procedūrai - 16 p. žymima "Ne". Šiuo atveju 17 p. galima rinktis du variantus - sisteminį/nesisteminį pirkimo vykdymo būdą, kurie skiriasi tik IV etapo "Pasiūlymų vertinimas" fiksuojamu informacijos kiekiu.

Pasirinkimas: Sisteminis/Nesisteminis nustato, kaip bus atliekamas tiekėjų pasiūlymų vertinimas sistemoje. Šį pasirinkimą, po inicijavimo patvirtinimo, galima keisti pirkimo laiko juostoje iki pasiūlymų vertinimo etapo. Tokią teisę turi: Pirkimo vykdytojas ir SuperAdmin teisę turintis vartotojas. 

Sisteminis pirkimo vykdymo būdas leidžia įvesti tiekėjų pasiūlymo informaciją į sistemą bei sugeneruoti reikalingus dokumentus. Šio proceso metu yra fiksuojamos pagrindinės pirkimo vykdymo procedūrų datos bei pasiūlymų vertinimo informacija.  

Sisteminiai pirkimai gali būti dviejų detalumo lygių (jį galėsite pasirinkti pradedant pasiūlymų vertinimo etapą): 

• Detalūs – atliekamas vertinimas su komisija - pateikiama informacija apie gautus pasiūlymus, atliekamas administracinis, techninis pasiūlymo vertinimai, nustatoma, ar yra kainos skaičiavimo klaidų, ar kaina nėra neįprastai maža, ar tiekėjas tenkina keltus kvalifikacinius reikalavimus, sudaroma pasiūlymų eilė, generuojami visų pasiūlymų vertinimo procesų protokolai, pranešimai, paklausimai teikėjams, kt.; 
• Nedetalūs – komisija vertinime nedalyvauja - pateikiama informacija apie gautus pasiūlymus ir sudaroma pasiūlymų eilė.

Nesisteminis pirkimo vykdymo būdas leidžia tik fiksuoti informaciją apie pirkimo rezultatą (sudarytą sutartį arba pirkimo neįvykimo priežastį). Šio proceso metu yra fiksuojamos tik pagrindinės pirkimo vykdymo procedūrų datos. Pasiūlymų vertinimo etapas sistemoje neatliekamas.

17. Laukelis bus neaktyvus, jeigu:

• Į 16. punktą atsakėte "Taip" - vykdysite pirkimą "Metų eigoje";
• Vykdysite pirkimą iš arba per CPO.

Sistemoje galima nustatyti, kad visi vykdomi pirkimai, kurių vertė yra didesnė kaip 5000 Eur be PVM bus "sisteminiai":

Nustatymai > Moduliai > Vykdymas > Inicijavimo nustatymai > Bendra informacija

Pirkimus pagal jų vykdymo būdą sistemoje galima filtruoti Kanban lentoje (Vykdymas > Vykdomų pirkimų progresas > Papildomi filtrai (piltuvėlio ikona):