2.1.5. Veiksmai su dokumentais inicijavime

Sistema pagal derinimo statusą riboja vartotojų veiksmus ištrinti bei pridėti dokumentus, kai dokumentų statusas "Patvirtintas".

Veiksmai, kuriuos gali atlikti vartotojai

Nr.	Veiksmas	Dabartinio derintojo rolė	Derintojo rolė	Superadministratoriaus rolė
1.	Dokumento įkėlimas į sistemą
2.	Dokumentų kopijavimas iš kito pirkimo
3.	Visų prisegtų dokumentų atsisiuntimas į kompiuterį
4.	Dokumento peržiūra
5.	Dokumento trynimas
6.	Dokumento pažymėjimas neaktualiu

Kaip ir visuose EcoCost sistemoje esančiuose dokumentų derinimo languose, inicijavimo etape galima prisegti reikalingus dokumentus. Į tą patį dokumentų sąrašą automatiškai įtraukiami ir sistemos sugeneruoti dokumentai.

Inicijavimo etape prisegti dokumentai yra automatiškai perkeliami į pirkimo bylą, kuri, po inicijavimo patvirtinimo, pasiekiama pirkimo laiko juostos lange. Visi bylos dokumentai kategorizuojami - priskiriami į atskirus aplankus. Inicijavimo etape prisegti dokumentai įtraukiami į bylos aplanką "Inicijavimo dokumentai".

1. Dokumento įkėlimas į sistemą, kai inicijavimo statusas "Rengiamas"

Norint įkelti dokumentą į inicijavimo etapo dokumentų sąrašą, tai galima atlikti:

1. Įkeliant pasirinktą dokumentą, kurio dydis iki 50 MB, iš kompiuterio - paspaudus importavimo mygtuką (rodyklė žemyn). Įkėlimo mygtukas matomas (jeigu derinimo schemos nustatymuose etape nenustatyta pirkimo informacijos ir dokumentų įkėlimo uždraudimas):
   1. Pirkimo iniciatoriui,
   2. Dabartiniam derintojui
   3. Super administratoriaus teisę turinčiam vartotojui

2. Įkeliant pasirinktą dokumentą, kurio dydis virš 50 MB, paspaudus importavimo mygtuką (rodyklė žemyn) bei pateikiant nuorodą prie išorinės failo prieigos. Įkėlimo mygtukas matomas (jeigu derinimo schemos nustatymuose etape nenustatyta pirkimo informacijos ir dokumentų įkėlimo uždraudimas).

1. Pirkimo iniciatoriui,
2. Dabartiniam derintojui
3. Super administratoriaus teisę turinčiam vartotojui

3. Kopijuojant jį iš kito sistemoje esančio pirkimo bylos. Daugiau informacijos čia.

4. Sistema gali reikalauti įkelti privalomą dokumentą, jeigu vykdymo modulio nustatymuose yra pažymėta, kad pirkimo būdui yra privaloma nurodyti tam tikrą dokumentą, pavyzdžiui, techninę specifikaciją. Sistema neleis pradėti inicijavimo, kol dokumento iniciatorius į nurodytą vietą dokumento neįkels.

Generuojant Ge

2. Dokumentų kopijavimas iš kito pirkimo

Paspaudus kartojimo mygtuką dokumentų sąrašo viršutiniame kampe - sistema nukopijuos dokumentą iš kito pirkimo bylos (esančių tik inicijavimo dokumentų aplanke).

Paspaudus kartojimo ikoną, atsidariusiame lange galima atlikti pirkimo paiešką pagal numerį arba pavadinimą. Pažymėjus norimą pirkimą pirkimų sąraše, dešinėje pusėje bus pateiktas jo inicijavimo dokumentų sąrašas. Pažymėjus norimą kopijuoti dokumentą (arba spaudus mygtuką "Visi dokumentai", jeigu norima pažymėti ir kopijuoti visus dokumentus), spaudžiamas mygtukas "Pridėti". 

Dokumentas bus nukopijuotas į pirkimą:

3. Visų prisegtų dokumentų atsisiuntimas į kompiuterį

Paspaudus vidurinę ikoną - "Parsisiųsti bylos aplanką", visi sąraše esantys dokumentai bus atsiųsti į vartotojo kompiuterį ZIP formatu ir išsaugoti ant darbalaukio aplanke, pavadintame pirkimo numeriu ir pavadinimu:

Dokumente Informacija.txt pateikiama dokumentų sąrašo informacija: išvardinti inicijavime prisegti dokumentai, bei koks vartotojas ir kada juos prisegė:

4. Dokumento peržiūra

Paspaudus ant dokumento sąraše, sistemoje atidaroma skiltis su dokumento peržiūra, detalia jo prisegimo informacija ir galimais veiksmais su dokumentu.

Po dokumento pavadinimu rašoma informacija ar: jis buvo sugeneruotas sistemoje, prisegtas vartotojo, prisegimo/sugeneravimo laikas ir data:

Jeigu dokumentas yra .pdf, .jpg arba .png formatu, sistemoje galima jo peržiūra. Jeigu prie sistemos jungiamasi per FileMaker Pro, tam, kad sistema leistų peržiūrėti .pdf dokumentus, kompiuteryje turi būti įrašyta PDF failų skaitymo programa (rekomenduojama: Adobe Acrobat Reader).

5. Dokumento trynimas

Nereikalingą dokumentą galima ištrinti, jeigu vartotojas turės tam teisę - matys dokumento trynimo mygtuką:

Dokumentą ištrinti galima, jeigu:

• Dokumentas dar nėra patvirtintas (Patvirtintus dokumentus gali trinti tik SuperAdmin teisę turintis vartotojas);
• Vartotojas, norintis ištrinti dokumentą, prieš tai jį buvo įkėlęs.

Ištrynus (arba įkėlus) dokumentą, "Eigoje" įrašomas komentaras su informacija, kas buvo atlikta su dokumentu:

6. Dokumento pavertimas neaktualiu

Jeigu nenorima (ar negalima) ištrinti dokumento, tačiau dokumentas nereikalingas, tuomet jį galima pažymėti "Neaktualiu". Po dokumento peržiūros langu pasirinkus "Aktualus: Ne".

Neaktualūs dokumentai nėra ištrinami iš dokumentų sąrašo. Jie yra perkeliami į sąrašo pabaigą ir žymimi pilkos spalvos šriftu:

Patvirtinti dokumentai

Patvirtinti dokumentai sąraše žymimi žalia varnele. Tai reiškia, kad dokumentas buvo patvirtintas kartu su inicijavimo paraiška.

Jeigu inicijavimo patvirtinimas buvo atšauktas, ir dokumentų derinimo statusas yra "Grąžintas", pirmuoju derinimu patvirtinti dokumentai vis tiek yra išsaugomi ir lieka pirkimo byloje. Kiekvienas naujas tvirtinimas sugeneruos ir patvirtins atskirą inicijavimo pažymą PDF formatu.