2.5.3.6. E-sąskaitos registravimas
- Karolis Galinauskas (Unlicensed)
- Alikas Kazlovas
Temos turinys
Sąskaitos registravimas nesisteminiams pirkimams
Sąskaitas galima registruoti pirkimams, kurie dar nėra užbaigti, tačiau jau pasiekę pirkimo baigimo etapą (yra sutarties registravimo etape) ir vykdomi nesisteminiu būdu.
Registravimo eiga nesisteminiam pirkimui
Registruoti sąskaitas nesisteminiam pirkimui galima tik tuo metu, kai procedūra yra sutarties registravimo etape. Užregistravus sąskaitą, pirkimo procedūra automatiškai uždaroma, jei pirkime yra tik viena dalis, arba sąskaita užregistruota paskutinei pirkimo daliai. Jei pirkimas vykdomas nesisteminiu būdu, metų eigoje (pirkimo procedūroje, prie laukelio “Ar bus atliekami keli pirkimai metų eigoje?” pažymėta “Taip“) - užregistravus sąskaitą, pirkimas nebus automatiškai uždarytas.
Pasirenkama sąskaita, kuri norima užregistruoti. “Sutarties informacija“ skirtuke spaudžiamas mygtukas “Registruoti“. Atsivėrusiame lange atvaizduojamos procedūros, kurios yra sutarties registravimo etape ir atfiltruotos pagal vartotojo (atsakingo už sąskaitos tvarkymą) rolės matymo apimtį. (pvz.: Jei vartotojo rolės apimtis “Skyrius”, jis matys inicijavimo paraiškas/procedūras, kurių vykdymo procedūroje, inicijavimo pažymoje arba poreikyje nurodyta perkančioji organizacija atitiks bent vieną vartotojo turimą skyrių). Filtre vartotojai gali atlikti paiešką vesdami pirkimo procedūros numerį, pavadinimą arba pirkimo vykdytoją.
Atfiltravus norimą procedūrą, spaudžiama ant jos kairiuoju pelės mygtuku, atsiveria langas kuriame tęsiamas sąskaitos registravimas (sąskaitos duomenys užpildomi automatiškai iš gautos e-sąskaitos), priskiriamas atsakingas asmuo už turtą (jei reikalinga). Toliau, susiejami sąskaitos objektai su procedūros objektais, arba pažymimi, kaip “Nauja eilutė“ (jei neatpažįstami automatiškai, t. y. tokie objektai nesuvesti arba nesutampa pavadinimai, mato vnt.). Pažymėjus sąskaitos eilutę “Nauja eilutė“ - ji bus sukurta užregistruotoje žodinėje sutartyje.
Pastaba: požymis “Nauja eilutė“ yra galimas pažymėti tik sąskaitose, kurios registruojamos prie sutarčių, kurių nustatymuose pažymėtas laukelis:
Jei objektai procedūroje yra, tačiau nesutampa pavadinimai su sąskaitos eilute, susiejimas atliekamas spaudžiant tušinuką prie konkrečios sąskaitos eilutės. Atsivėrusiame lange parenkama prie kurio objekto priskirti sąskaitos eilutę.
Kai registruojama sąskaita, kurios vertė mažesnė, nei žodinės sutarties vertė (pvz. tai pačiai žodinei sutarčiai bus dar viena sąskaita), įvedama vertė, kuriai bus registruojama žodinį sutartis (pasirinkimas priklauso nuo to, bus viena, ar kelios sąskaitos konkrečiam pirkimui, ar jo daliai):
Visa dalies vertė - registruojama žodinė sutartis visai dalies vertei (pvz. Bus kelios sąskaitos pirkimo daliai, gauta tik viena. Užregistruojama žodinė sutartis pilnai dalies vertei. Užregistruojame gautą sąskaita. Kai bus gautos likusios sąskaitos, jas liks tik priskirti prie jau esamos žodinės sutarties ir užregistruoti;
Visa sąskaitos vertė - žodinė sutartis bus užregistruota visai sąskaitos vertei (daugiau sąskaitų prie tos sutarties registruoti nepavyks, nes sutarties likutis bus 0€).
Pasirinkus kuriai vertei bus registruojama žodinė sutartis ir jei vartotojas neturi įjungto biudžeto modulio spaudžiamas mygtukas “Registruoti“. Jei biudžetas įjungtas - spaudžiamas skirtukas “3. Biudžetas“ ir įvedami biudžeto įrašai. Įrašai perkeliami automatiškai ir paskirstomi sąskaitos eilutėms proporcingai, jei buvo įvesti pirkimo procedūroje. Norint pakeisti biudžeto įrašą arba pridėti naują, tai atliekama per žalią pliusą, šalia konkrečios sąskaitos eilutės.
Užpildžius visus duomenis, spaudžiamas skirtukas “4. Registruoti“. Gaunamas dialogo langas, kuriame klausiama “Ar tikrai norite užregistruoti sąskaitą?“. Pasirinkus “Taip“ - pradedamas sąskaitos registravimo procesas, procedūrai užregistruojama žodinė sutartis vartotojo nustatytai vertei, uždaromas pirkimas (jei registruojama paskutinei pirkimo daliai) ir užregistruojama sąskaita prie žodinės sutarties. Pasirinkus “Ne“ - registravimo procesas atšaukiamas. Vartotojas nukeliamas į sąskaitos registravimo derinimo langą. Jei įjungtas sąskaitos derinimo procesas, galima pradėti sąskaitos derinimą (plačiau apie tai: https://ecocost.atlassian.net/wiki/spaces/INST/pages/2167275592).
Sąskaitos registravimas prie užregistruotos sutarties
Registruoti sąskaitas prie sutarties, pirmiausia reikia priskirti sąskaitą egzistuojančiai sutarčiai.
Priskyrimas atliekamas automatiškai, sąskaitoms, kurios atsiunčiamos iš registrų centro, jei sistemoje randama užregistruota sutartis, kurios numeris atitinką gautą numerį iš registrų centro (tai žymi indikatorius po skirtukus “Sutartis“ (9 pav.), jei indikatorius žalias, vadinasi sutartis, tokiu numeriu, yra užregistruota sistemoje ir galiojanti). Jei numeris neatitinka arba sąskaita įvesta ranka, jos priskyrimas vyksta paspaudus mygtuką “Registruoti“.
Paspaudus mygtuką “Registruoti“ ir atsivėrusiame lange pasirinkus “Sutartimi“ - atvaizduojamas sąrašas galiojančių sutarčių su konkrečiu tiekėju, kuriam registruojama sąskaita. Jei yra rasta sutartis su atitinkamu numeriu, ji pažymima žaliai.
Lange “1. Susiejimas“, kai pasirenkama registruoti sąskaitą sutarčiai, galima atlikti paiešką pagal:
Sutarties numerį;
Sutarties pavadinimą;
Tiekėją;
Sutarties administratorių;
Sutarties datą.
Galima naudoti kelis filtrus vienu metu.
Radus sutartį, kuriai norima registruoti sąskaitą, spaudžiama ant jos kairiuoju pelės klavišu. Atsiveria skiltis “2. Įvedimas“ (11 pav.). Priskiriami objektai iš esančių sutartyje, arba pridedami nauji į sutartį. Galima pridėti atsakingą asmenį už turtą ir priskirti jį visoms sąskaitos eilutėms (aktualu, kai įjungtas biudžeto modulis).
Priskyrimas - atliekamas spaudžiant mėlyną tušinuką, prie sąskaitos eilutės. Atsivėrusiame lange atvaizduojami objektai esantys sutartyje. Jei pažymėta varnelė prie “Atitikimas pagal kainą“ - rodomi tik tie objektai, kurie turi tokį patį įkainį, kaip ir sąskaitos eilutė. Lange galima atlikti objekto paiešką pagal pavadinimą.
Nauja eilutė - kai sutartyje nėra atitinkamo objekto, sąskaitos eilutė galima pažymėti kaip naują ir ji bus įtraukta į sutartį. Spaudžiamas kvadratėlis prie konkrečios sąskaitos eilutės “Nauja eilutė“. Kvadratėlyje atsiranda žalia varnelė, o prie sąskaitos eilutės indikatorius tampa žalias. Jei sutartyje yra daugiau nei viena dalis, pažymėjus sąskaitos eilutę, kaip naują, spaudžiamas tušinukas esantis šalia jos ir parenkama, kuriai daliai priskirti sąskaitos eilutę.
Kai visi sąskaitos indikatoriai prie sąskaitos eilučių taps žali - vadinasi, visos sąskaitos eilutės turi atitikimą sutarčiai. Tokią sąskaitą galima registruoti. Spaudžiamas skirtukas “4. Registruoti“. Atsiradusiame dialogo lange pasirinkus “Taip“ - sąskaita užregistruojama prie sutarties.
Vartotojas nukreipiamas į užregistruos sąskaitos langą. Jei įjungtas sąskaitos derinimo procesas, galima pradėti sąskaitos derinimą (plačiau apie tai: https://ecocost.atlassian.net/wiki/spaces/INST/pages/2167275592).
Jei vartotojas turi įjungtą biudžeto modulį - prieš registravimą reikia paskirstyti biudžetą. Aprašas kaip tai padaryti čia.
Sąskaitos registravimas prie užsakymo iš katalogo
Registruojant sąskaitą prie užsakymo iš katalogo, kataloge užsakymas turi būti jau patvirtintas. Jei užsakymo atitikimas sąskaitai randamas, prie skirtuko “Užsakymas“ dega žalias indikatorius, jei ne - raudonas. Užsakymo indikatorius gali būti raudonas, jei nerandamas užsakymas, kuriame atitiktų objektų pavadinimai su įrašytais sąskaitoje. Tai bus sutvarkyta registravimo procese, susiejant objektus.
Pasirinkus norimą sąskaitą, spaudžiama “Registruoti“ ir pradedamas registravimo procesas (15 pav.).
Atsivėrusiame lange “1. Susiejimas“ pasirenkama - “Užsakymu”. Parodomas visų užsakymų sąrašas ir konkrečios sutarties su tiekėju. Filtravimas galimas pagal:
Užsakymo numerį;
Užsakymo pavadinimą;
Tiekėją.
Radus užsakymą, kuriam norima registruoti sąskaitą, spaudžiama ant jo kairiuoju pelės klavišu. Atsiveria skiltis “2. Įvedimas“ (17 pav.). Jei reikalinga, susiejamos sąskaitų eilutės su objektais iš esančių parinktame užsakyme. Galima pridėti atsakingą asmenį už turtą ir priskirti jį visoms sąskaitos eilutėms (aktualu, kai įjungtas biudžeto modulis).
Priskyrimas atliekamas spaudžiant mėlyną tušinuką, prie sąskaitos eilutės. Atsivėrusiame lange atvaizduojami objektai esantys užsakyme. Jei pažymėta varnelė prie “Atitikimas pagal kainą“ - rodomi tik tie objektai, kurie turi tokį patį įkainį, kaip ir sąskaitos eilutė. Lange galima atlikti objekto paiešką pagal pavadinimą.
Susisiejus visas sąskaitos eilutes su užsakymu (indikatoriai prie sąskaitos eilučių tampa žali) - galima registruoti sąskaitą.
Turint biudžeto modulį - priskiriami biudžetai objektams. Jei biudžetai buvo įvesti užsakyme, jie yra paveldimi ir proporcingai paskirstomi sąskaitos eilutėms.
Sutvarkius visus duomenis, spaudžiamas žalias skirtukas “4. Registruoti“. Su sąskaita, prie užsakymo kartu užsiregistruoja ir pristatymas, tokiems kiekiams ir objektams, kurie buvo registruojamos sąskaitos eilutėse.
Susijusios temos
https://ecocost.atlassian.net/wiki/spaces/INST/pages/2167275592
2.5.3.5. Rankinis sąskaitos įvedimas ir registravimas
2.5.2.1. Žodinės sutarties (sąskaitos) registravimas
2.5.2.2. Sąskaitos registravimas prie sutarties rankiniu būdu