Prieš sutartį pasirašant kvalifikuotu el. parašu reikia ją suderinti EcoCost sistemoje (jeigu toks procesas yra nuatytas). Sutarties registravimo derinimo lange (kol statusas yra Rengiamas) turite įkelti dokumentą .pdf arba .docx formatu ir priskirti jam tipą Sutartis.
To nepadarius-bus rodoma klaida.
Laukelis Ar ši sutartis bus pasirašoma kvalifikuotu e.parašu? visose rašytinėse sutartyse yra automatiškai užpildomas atsakymu Taip, tačiau jeigu neplanuojate to daryti sistemoje - pažymėkite Ne.
SVARBU: kai sutartis planuojama pasirašyti kvalifikuotu el. parašu, jos galiojimo bei vykdymo datos sutarties registravimo metu tnepildomos. Jas bus galima nurodyti Atlikto pirkimo duomenų registravimo lange (Žurnalas > Atlikti pirkimai), kai sutartis bus pasirašyta kvalifikuotu el. parašu abiejų šalių ir užregistruota EcoCost sistemoje, kaip pirkimo dalies pabaiga.
Suderinus sutartį EcoCost sistemoje, Sutarties registravimo derinimo lange atsiras nauja skiltis Pasirašymas kvalifikuotu elektroniniu parašu:
Paspaudus ant šios skilties, jums bus pateiktas naujas langas, kuriame galėsite sukurti pasirašymo sesiją. Visų pirma iš sutarties dokumentų sąrašo pasirinkite dokumentus, kuriuos norėsite pateikti pasirašymui (pasirašymui galėsite pateikti tik tuos dokumentus, kurie į sistemą buvo įkelti iki Sutarties registravimo derinimo patvirtinimo):
Tada sudarykite sąrašą asmenų, kurie turės pasirašyti jūsų pasirinktus dokumentus:
Paspaudus mygtuką Pasirinkti vartotoją pasirašymui jums bus pateiktas EcoCost sistemoje įvestų PO darbuotojų sąrašas, iš kurio galėsite pasirinkti norimus asmenis.
Jeigu nurodysite telefono numerį - jis turi prasidėti “+3706“ formatu:
Paspaudus mygtuką Pasirinkti tiekėją pasirašymui jums bus pateiktas EcoCost sistemoje įvestų tiekėjų sąrašas, iš kurio galėsite pasirinkti jums reikalingą.
2.1. Jeigu Tiekėjo informacijos (Nustatymai > Tiekėjai) skiltyje bus įvesti kontaktiniai asmenys
pvz.:
- galėsite pasirašantį asmenį pasirinkti iš pateikto sąrašo:
Jeigu ne - reiks tiekėjo atstovo kontaktus įrašyti rankiniu būdu.
Sudarius pasirašomų dokumentų ir pasirašančių asmenų sąrašus, spauskite mygtuką Kurti pasirašymo langą:
EcoCost sistema išsiųs duomenis į Dokobit sistemą ir informuos pasirašančius asmenis el. paštu apie jiems pateiktus pasirašyti dokumentus. Laiške bus nuoroda į Dokobit sistemą dokumentų pasirašymui. Iš pradžių apie pasirašymą bus informuojamas PO atstovas. Tiekėjo atstovas bus informuojamas, po to, kai PO atstovas pasirašys dokumentus kvalifikuotu el. parašu.
Patekti į Dokobit sistemos pasirašymo langą galime ne tik per elektroniniame laiške pateiktą nuorodą, bet ir EcoCost sistemoje paspaudus žalios spalvos parkerį:
arba pasirašymo lango nuorodą atsidaryti interneto naršyklės lange, paspaudus gaublio mygtuką:
Pasirašymo data ir laikas bei pasirašymo faktas yra fiksuojami sistemoje:
Kai visi vartotojai pasirašo dokumentus, pasirašymo sesijos statusas iš Laukiama pasirašymo tampa Pasirašyta.
Kvalifikuotu elektroniniu parašu pasirašyti dokumentai yra įtraukiami į dokumentų rinkinio bylą ir pažymimi žalio parkerio simboliu:
Po pilno dokumentų pasirašymo, pirkimo dalis (arba dalys) tampa baigta. Ir jeigu pirkimo procedūroje daugiau nebaigtų dalių nėra, pirkimas tampa atliktu.
SVARBU: Už sutartį atsakingas asmuo (sutarties administratorius) yra informuojamas el. paštu apie pasirašytą sutartį ir apie būtinybę užpildyti sutarties galiojimo ir vykdymo datų laukelius. Tai atlikti privaloma atlikto pirkimo duomenyse (Žurnalas > Atlikti pirkimai). Apie tai pirkimo sutarties administratorius yra informuojamas el.paštu kasdien, iki šių laukelių užpildymo. Kol datų laukeliai nebus užpildyti, sutarties statusas lieka Neįsigaliojusi.
Plačiau apie kvalifikuoto elektroninio parašo integracijos veikimą EcoCost sistemoje galite rasti čia.