Prieš sutartį pasirašant kvalifikuotu el. parašu reikia ją suderinti EcoCost sistemoje (jeigu toks procesas yra nuatytas). Sutarties registravimo derinimo lange (kol statusas yra Rengiamas) turite įkelti dokumentą .pdf arba .docx formatu ir priskirti jam tipą Sutartis.
...
To nepadarius-bus rodoma klaida.
...
Laukelis Ar ši sutartis bus pasirašoma kvalifikuotu e.parašu? visose rašytinėse sutartyse yra automatiškai užpildomas atsakymu Taip, tačiau jeigu neplanuojate to daryti sistemoje - pažymėkite Ne.
...
SVARBU: kai sutartis planuojama pasirašyti kvalifikuotu el. parašu, jos galiojimo bei vykdymo datos sutarties registravimo metu tampa neprivalomomis užpildytitnepildomos. Jas bus galima nurodyti Atlikto pirkimo duomenų registravimo lange (Žurnalas > Atlikti pirkimai), kai sutartis bus pasirašyta kvalifikuotu el. parašu abiejų šalių ir užregistruota EcoCost sistemoje, kaip pirkimo dalies pabaiga.
...
Patvirtinus Suderinus sutartį EcoCost sistemoje, Sutarties registravimo derinimo lange atsiranda atsiras nauja skiltis Pasirašymas kvalifikuotu elektroniniu parašu:
...
Paspaudus ant šios skilties, jums bus pateiktas naujas langas Pasirašymas kvalifikuotu elektroniniu parašu, kuriame galėsite sukurti pasirašymo sesiją. Visų pirma iš sutarties dokumentų bylos sąrašo pasirinkite dokumentus, kuriuos norėsite pateikti pasirašymui (pasirašymui galėsite pateikti tik tuos dokumentus, kurie į sistemą buvo įkelti iki Sutarties registravimo derinimo patvirtinimo):
...
2.1. Jeigu Tiekėjo informacijos (Nustatymai > Tiekėjai) skiltyje bus įvesti kontaktiniai asmenys
pvz.:
...
- galėsite jį pasirašantį asmenį pasirinkti iš pateikto sąrašo:
...
EcoCost sistema išsiųs duomenis į Dokobit sistemą ir informuos pasirašančius asmenis el. paštu apie jiems pateiktus pasirašyti dokumentus. Laiške bus nuoroda į Dokobit sistemą dokumentų pasirašymui. Iš pradžių apie pasirašymą yra informuojami tik PO darbuotojai, o tiekėjo atstovas yra bus informuojamas PO atstovas. Tiekėjo atstovas bus informuojamas, po to, kai visi PO darbuotojai pasirašo atstovas pasirašys dokumentus kvalifikuotu el. parašu.
Pasirašyti taip pat galima Patekti į Dokobit sistemos pasirašymo langą galime ne tik per elektroniniame laiške pateiktą nuorodą, bet ir EcoCost sistemoje paspaudus žalios spalvos parkerį:
...
arba pasirašymo lango nuorodą atsidaryti interneto naršyklės lange, paspaudus gaublio mygtuką:
...
Pasirašymo data ir laikas bei pasirašymo faktas yra fiksuojamas fiksuojami sistemoje:
...
Kai visi vartotojai pasirašo dokumentus, pasirašymo sesijos statusas iš Laukiama pasirašymo tampa Pasirašyta.
...
Kvalifikuotu elektroniniu parašu pasirašyti dokumentai yra įtraukiami į dokumentų rinkinio bylą ir pažymimi žalio parkerio simboliu:
...
Po pilno dokumentų pasirašymo, pirkimo dalis (arba dalys) tampa baigta. Ir jeigu pirkimo procedūroje daugiau nebaigtų dalių nėra, pirkimas tampa atliktu.
SVARBU: Už sutartį atsakingas asmuo (sutarties administratorius) yra informuojamas el. paštu apie pasirašytą sutartį ir apie būtinybę užpildyti sutarties galiojimo ir vykdymo datų laukelius. Tai atlikti privaloma atlikto pirkimo duomenyse (Žurnalas > Atlikti pirkimai). Apie tai pirkimo sutarties administratorius yra informuojamas el.paštu kasdien, iki šių laukelių užpildymo. Kol datų laukeliai nebus užpildyti, sutarties statusas lieka Neįsigaliojusi.
...