Sistema pagal derinimo statusą riboja vartotojų veiksmus ištrinti bei pridėti dokumentus, kai dokumentų statusas "Patvirtintas".
Veiksmai, kuriuos gali atlikti vartotojai
| Nr. | Veiksmas | Dabartinio derintojo rolė | Derintojo rolė | Superadministratoriaus rolė |
|---|---|---|---|---|
| 1. | Dokumento įkėlimas į sistemą |
|  | |
| 2. | Dokumentų kopijavimas iš kito pirkimo | | | |
| 3. | Visų prisegtų dokumentų atsisiuntimas į kompiuterį |
| | |
| 4. | Dokumento peržiūra | | | |
| 5. | Dokumento trynimas | | | |
| 6. | Dokumento pažymėjimas neaktualiu | | | |
Kaip ir visuose EcoCost sistemoje esančiuose dokumentų derinimo languose, inicijavimo etape galima prisegti reikalingus dokumentus. Į tą patį dokumentų sąrašą automatiškai įtraukiami ir sistemos sugeneruoti dokumentai.
Inicijavimo etape prisegti dokumentai yra automatiškai perkeliami į pirkimo bylą, kuri, po inicijavimo patvirtinimo, pasiekiama pirkimo laiko juostos lange. Visi bylos dokumentai kategorizuojami - priskiriami į atskirus aplankus. Inicijavimo etape prisegti dokumentai įtraukiami į bylos aplanką "Inicijavimo dokumentai".
1. Dokumento įkėlimas į sistemą, kai inicijavimo statusas "Rengiamas"
Norint įkelti dokumentą į inicijavimo etapo dokumentų sąrašą, tai galima atlikti:
- Įkeliant pasirinktą dokumentą, kurio dydis iki 50 MB, iš kompiuterio - paspaudus importavimo mygtuką (rodyklė žemyn). Įkėlimo mygtukas matomas (jeigu derinimo schemos nustatymuose etape nenustatyta pirkimo informacijos ir dokumentų įkėlimo uždraudimas):
- Pirkimo iniciatoriui,
- Dabartiniam derintojui
- Super administratoriaus teisę turinčiam vartotojui
2. Įkeliant pasirinktą dokumentą, kurio dydis virš 50 MB, paspaudus importavimo mygtuką (rodyklė žemyn) bei pateikiant nuorodą prie išorinės failo prieigos. Įkėlimo mygtukas matomas (jeigu derinimo schemos nustatymuose etape nenustatyta pirkimo informacijos ir dokumentų įkėlimo uždraudimas),
- Pirkimo iniciatoriui,
- Dabartiniam derintojui
- Super administratoriaus teisę turinčiam vartotojui
3. Kopijuojant jį iš kito sistemoje esančio pirkimo bylos. Daugiau informacijos čia.
4. Sistema gali reikalauti įkelti privalomą dokumentą, jeigu vykdymo modulio nustatymuose yra pažymėta, kad pirkimo būdui yra privaloma nurodyti tam tikrą dokumentą. Sistema neleis pradėti inicijavimo, kol dokumento iniciatorius į nurodytą vietą dokumento neįkels.
Generuojant Ge
2. Dokumentų kopijavimas iš kito pirkimo
Paspaudus kartojimo mygtuką dokumentų sąrašo viršutiniame kampe - sistema nukopijuos dokumentą iš kito pirkimo bylos (esančių tik inicijavimo dokumentų aplanke).
Paspaudus kartojimo ikoną, atsidariusiame lange galima atlikti pirkimo paiešką pagal numerį ir pavadinimą. Pažymėjus norimą pirkimą pirkimų sąraše, dešinėje pusėje bus pateiktas jo inicijavimo dokumentų sąrašas. Pažymėjus norimą kopijuoti dokumentą (arba spaudus mygtuką "Visi dokumentai", jeigu norima pažymėti ir kopijuoti visus dokumentus) spaudžiamas mygtukas "Pridėti".
Dokumentas bus nukopijuotas į pirkimą:
3. Visų prisegtų dokumentų atsisiuntimas į kompiuterį
Paspaudus suglaudinimo mygtuką, visi sąraše esantys dokumentai bus atsiųsti į jūsų kompiuterį ir išsaugoti ant darbalaukio aplanke, pavadintame pirkimo numeriu ir pavadimu:
Faile Informacija.txt pateikiama dokumentų sąrašo informacija: išvardinti inicijavime prisegti dokumentai, bei koks vartotojas ir kada juos prisegė:
4. Dokumento peržiūra
Paspaudus ant dokumento sąraše, sistemoje atidaroma skiltis su dokumento peržiūra, detalia jo prisegimo informacija ir galimais veiksmais su dokumentu.
Po dokumento pavadinimu rašoma informacija apie jo kilmę: ar jis buvo sugeneruotas sistemoje, ar prisegtas vartotojo, prisegimo laikas ir data:
Jeigu dokumentas yra .pdf, .jpg arba .png formatu, sistemoje galima jo peržiūra. Jeigu prie sistemos jungiatės per FileMaker Pro, kad galėtumėte peržiūrėti .pdf dokumentus, jūsų kompiuteryje turi būti įrašyta PDF failų skaitymo programa (rekomenduojama: Adobe Acrobat Reader).
Jeigu dokumentas yra .doxc ar .xlsm formatais, sistemoje nėra galimybės atlikti jo pilnos peržiūros. Susipažinimui su dokumentu yra atvaizduojama pirmieji dokumento 3000 simbolių. Pilnai dokumento peržiūrai galite atsisiųsti dokumentą į savo kompiuterį ir atsidaryti jį per Microsoft Office 365 programas.
5. Dokumento trynimas
Galite ištrinti dokumentą, jeigu turėsite tam teisę - matysite dokumento trynimo mygtuką:
Dokumentą ištrinti galite, jeigu:
- Dokumentas dar nėra patvirtintas (Patvirtintus dokumentus gali trinti tik SuperAdmin teisę turintis vartotojas);
- Jūs įkėlėte norimą ištrinti dokumentą.
Ištrynus (arba įkėlus) dokumentą, "Eigoje" įrašomas komentaras su informacija, kas buvo atlikta su dokumentu:
6. Neaktualus dokumentas
Jeigu nenorite (ar negalite) ištrinti dokumento, galite jį pažymėti "Neaktualiu". Po dokumento peržiūros langu pasirinkite "Aktualus: Ne".
Neaktualūs dokumentai nėra ištrinami iš dokumentų sąrašo. Jie yra perkeliami į sąrašo pabaigą ir žymimi pilkos spalvos šriftu:
Patvirtinti dokumentai
Patvirtinti dokumentai sąraše žymimi žalia varnele. Tai reiškia, kad dokumentas buvo patvirtintas kartu su inicijavimo paraiška.
Jeigu inicijavimo patvirtinimas buvo atšauktas, ir dokumentų derinimo statusas yra "Grąžintas", pirmuoju derinimu patvirtinti dokumentai vis tiek yra išsaugomi ir lieka pirkimo byloje. Kiekvienas naujas tvirtinimas sugeneruos ir patvirtins atskirą inicijavimo pažymą PDF formatu.