EcoCost sistemoje įkeltus dokumentus galima pasirašyti kvalifikuotu elektroniniu parašu, kai sistemoje yra įjungta integracija su kvalifikuoto elektroninio parašo tiekėju Dokobit.
Pasirašymo kvalifikuotu el. parašu funkcija veikia šiuose dokumentų rinkiniuose:
Sutarties registravimo dokumentai
Sutartis (Aliktas pirkimas):
Priėmimo - perdavimo aktai
Defektiniai aktai
Sutarties keitimai
Sutarties pasirašymas kvalifikuotu el. parašu
Norint pasirašyti sutartį kvalifikuotu el. parašu, visų pirma reikia ją suderinti EcoCost sistemoje. Sutarties registravimo derinimo lange (kol statusas yra Rengiamas) turite atlikti šiuos veiksmus:
Įkelti dokumentą .pdf arba .docx formatu į derinamų dokumentų bylą ir priskirti jam tipą “Sutartis“
Laukelis “Ar ši sutartis bus pasirašoma kvalifikuotu e.parašu?“ automatiškai užpildomas atsakymu “Taip“, tačiau jeigu neplanuojate to daryti sistemoje - pažymėkite “Ne“.
Jeigu to neatliksite, apie privalomumą jus informuos Šauktukas:
Svarbu: kai sutartis planuojama pasirašyti kvalifikuotu el. parašu, jos galiojimo bei vykdymo datos sutarties registravo metu tampa neprivalomomis užpildyti. Jas bus galima nurodyti Atlikto pirkimo lange (Žurnalas > Atlikti pirkimai), kai sutartis bus pilnai pasirašyta kvalifikuotu el. parašu ir užregistruota EcoCost sistemoje kaip pirkimo dalies pabaiga.
Patvirtinus sutartį EcoCost sistemoje, Sutarties registravimo derinimo lange atsiranda nauja skiltis Pasirašymas kvalifikuotu elektroniniu parašu:
Paspaudus ant šios skilties, jums bus pateiktas naujas langas, kuriame galėsite sukurti pasirašymo sesiją. Visų pirma iš sutarties dokumentų bylos pasirinkite dokumentus, kuriuos norėsite pateikti pasirašymui (pasirašymui galėsite pateikti tik tuos dokumentus, kurie į sistemą buvo įkelti iki Sutarties registravimo derinimo patvirtinimo):
Tada sudarykite sąrašą asmenų, kurie turės pasirašyti jūsų pasirinktus dokumentus:
Paspaudus mygtuką Pasirinkti vartotoją pasirašymui jums bus pateiktas EcoCost sistemos vartotojų sąrašas, iš kurio galėsite pasirinkti norimus asmenis.
Jeigu nurodysite telefono numerį - jis turi prasidėti “+3706“ formatu:
Paspaudus mygtuką Pasirinkti tiekėją pasirašymui jums bus pateiktas EcoCost sistemoje įvestų tiekėjų sąrašas, iš kurio galėsite pasirinkti jums reikalingą.
2.1. Jeigu Tiekėjo informacijos skiltyje bus įvesti kontaktiniai asmenys
pvz.:
- galėsite jį pasirinkti iš pateikto sąrašo:
Jeigu ne - reiks tiekėjo atstovo kontaktus įrašyti rankiniu būdu.
Sudarius pasirašomų dokumentų ir pasirašančių asmenų sąrašus, spauskite mygtuką Kurti pasirašymo langą:
EcoCost sistema išsiųs duomenis į Dokobit sistemą ir informuos pasirašančius asmenis el. paštu apie jiems pateiktus dokumentus. Laiške bus nuoroda į Dokobit sistemą dokumentų pasirašymui. Iš pradžių apie pasirašymą yra informuojami tik PO darbuotojai, o tiekėjo atstovas yra informuojamas, po to, kai visi PO darbuotojai pasirašo dokumentus kvalifikuotu el. parašu.
Pasirašyti galima EcoCost sistemoje paspaudus žalios spalvos parkerį:
arba pasirašymo lango nuorodą atsidaryti interneto naršyklės lange, paspaudus gaublio mygtuką:
Pasirašymo laikas yra fiksuojamas sistemoje:
Kai visi vartotojai pasirašo dokumentus, pasirašymo sesijos statusas iš Laukiama pasirašymo tampa Pasirašyta
Kvalifikuotus elektroniniu parašu pasirašyti dokumentai yra įtraukiami į dokumentų rinkinio bylą ir pažymimi žalio parkerio simboliu:
Po pilno dokumentų pasirašymo, pirkimo dalis (arba dalys) tampa baigta. Ir jeigu daugiau nebaigtų dalių pirkimo procedūroje nėra, pirkimas tampa atliktu.
SVARBU: Už sutartį atsakingas asmuo (sutarties administratorius) yra informuojamas el. paštu apie pasirašytą sutartį ir apie būtinybę užpildyti sutarties galiojimo ir vykdymo datų laukelius. Tai atlikti privaloma atlikto pirkimo duomenyse (Žurnalas > Atlikti pirkimai)
