Atsakomybių skiltyje nustatomos atsakomybės, kurios vėliau yra naudojamos derinimo schemos žingsniams priskirti. Atsakomybių langas padalintas į dvi dalis: atsakomybių ir atsakomybėms priskirtų vartotojų. Atsakomybių dalyje pateikiamas sukurtų atsakomybių sąrašas. Paspaudus ant konkrečios atsakomybės, dešinėje lango pusėje matysite atsakomybei priskirtus vartotojus.
Vartotojai atsakomybėms nustatomi pagal atsakomybės tipą:
- Sisteminė atsakomybė - sistemoje sukurtos numatytosios atsakomybės. Jos nėra redaguojamos. Nustatymuose vartotojų joms priskirti nereikia, nes sistema į derinimo eigą įtrauks tuos vartotojus, kurie derinamo pirkimo dokumentuose bus nurodyti atsakingi už atitinkamas funkcijas;
- Organizacijos sistemos administratoriaus priskirta atsakomybė, kurios gali būti išskaidytos pagal:
- Organizacijos struktūros vienetus: Motininė organizacija, Organizacija, Departamentas, Skyrius;
- BVPŽ kodus - vartotojai priskiriami atsakingais už pirkimus pagal poreikio pagrindinį BVPŽ kodą.
Dokumentų derinimo eigos sukūrimas derinamuose dokumentuose
Dokumentų derinimo pradžioje, kai vartotojas paspaudžia mygtuką "Pradėti derinimą", sistema tikrina dokumento duomenis, pagal juos parenka atitinkančią derinimo schemą ir sukuria derinimo eigą pagal derinimo schemos žingsniuose nurodytoms atsakomybėms priskirtus vartotojus. Jeigu konkrečiai atsakomybei nei vienas vartotojas nepriskirtas, sistema to derinimo žingsnio neįtrauks į dokumento derinimo eigą.
Naujos atsakomybės sukūrimas
Norint įvesti naują atsakomybę, paspauskite mygtuką "Pridėti" (žalias "+"), ir užpildžius visus laukelius, paspauskite "Sukurti".
Lentelėje detalizuojami atsakomybės nustatymai:
| Sistemos vaizdas | Laukelio pavadinimas | Reikšmė |
|---|---|---|
 | Pavadinimas | Tekstiniame laukelyje sukurkite atsakomybės pavadinimą. Jis bus rodomas parenkant atsakomybes derinimo schemos žingsnyje. |
| Apimties tipas |
|
 | Apimtis | "Apimties tipas" laukelyje pasirinkus "Organizacijos struktūriniai lygiai" turėsite nustatyti, už kurį struktūros lygį bus nustatomi vartotojai. Jeigu pasirinkote "BVPŽ kodai" - šio nustatymo nematysite.
|
| Atsakomybė nustatoma pagal | "Apimties tipas" laukelyje pasirinkus "Organizacijos struktūriniai lygiai" turėsite nustatyti, pagal kurio iš dviejų, už pirkimą atsakingų asmenų: Iniciatoriaus ar Vykdytojo skyrių bus parenkamas hierarchiniu santykiu susijęs vartotojas. Paprastai atsakomybė nustatoma pagal pirkimo iniciatoriaus skyrių. Jeigu "Apimties tipas" laukelyje pasirinkote "BVPŽ kodai" - šio nustatymo nematysite. |
Atsakomybių papildomi požymiai ir jų žymėjimas sutartiniais ženklais
Atsakomybėms galima priskirti papildomus požymius. Paspaudus atsakomybės redagavimo mygtuką, pažymėkite norimą požymį. Atsakomybės, turinčios papildomų požymių, astaskomybių sąraše ir derinimo schemose žingsnių nustatymuose žymimos sutartiniais ženklais. Žemiau pateiktoje lentelėje pateikiamos jų reikšmės.
Simbolis | Pavadinimas | Priskyrimas | Reikšmė | Veikimas derinimuose |
|---|---|---|---|---|
 | Sisteminė atsakomybė | Sisteminių atsakomybių vartotojas negali redaguoti. | Atsakomybei nustatymuose nereikia priskirti vartotojų. Į dokumentų derinimo eigą jie parenkami pagal derinamo pirkimo atsakingų asmenų sąrašą. | Kurių dokumentų derinimuose veikia konkrečios atsakomybės nurodyta atskiroje lentelėje "Sisteminių atsakomybių veikimas dokumentų derinimuose" |
SVARBU: PĮP funkcionalumas veikia tik KAM organizacijoje | Pirkimo įgyvendinimo plano ataskaita |
| Kai dokumentų rengimo etape, kartu su visais dokumentais derinamas ir "Pirkimo įgyvendimo planas" - į bendrą dokumentų derinimo eigą bus įtraukiama ši atsakomybė. Pirkimo įgyvendinimo planas generuojamas automatiškai, kai: |
|
| Rizikingas pirkimas |
| Jeigu pirkimas pažymėtas kaip "Rizikingas" (Inicijavimo paraiškos 14 p.) ši atsakomybė įtrauks atsakingą vartotoją. Jeigu ne - derinimo žingsnis su čia atsakomybe bus praleistas. |
|
Sisteminių atsakomybių veikimas dokumentų derinimuose
Žemiau pateiktoje lentelėje surašyti visi galimi dokumentų derinimai, detalizuotos jiems galimos priskirti sisteminės atsakomybės ir paaiškinta, kuris vartotojas bus įtrauktas į derinimo eigą pagal konkrečią sisteminę atsakomybę.
| Dokumentų rinkinys | Sisteminės atsakomybės - į derinimo eigą įtraukiamas vartotojas | Derinimo schemos parinkimas | Nuoseklus / Lygiagretus |
|---|---|---|---|
Pirkimo planas (yra DVT) |
| Visos atsakomybės turi būti parenkamos pagal tvirtinamus poreikius, (reikia naujų departameno ir org. lygio požymių ant atsakomybės, kaip "Skyriaus vadovas"). Derinimo schemą turi parinkti pagal tai, kurios org. poreikiai tvirtinami. Jeigu tvirtinama kelių org. poreikiai - parenkama motininės org. derinimo schemą. | |
Inicijavimo dokumentai (yra DVT) |
| Derinimo schemą parenka pagal inicijavimo paraiškoje esantį iniciatorių. Jeigu plano eilutėje buvo nurodytas papildomas iniciatorius, inicijavimo metu reikia nurodyti, pagal kurio iš dviejų iniciatorių (pagrindinio ar papildomo) bus parenkama inicijavimo dokumentų rinkinio derinimo schema. Pakeisti: turi būti pagal plano eilutės pagrindinį iniciatorių. | |
Pirkimo dokumentai (yra DVT) |
| Derinimo schemą parenka pagal paraiškoje esantį vykdytoją, jeigu nustatyta:
o jeigu nenustatyta - tada pagal ką? - ko gero, kad nustatymą reikia naikinti, ir padaryti, kad visada pagal vykdytoją. | |
Pirkimo rezultatai (yra DVT) |
| derinimo schemą parenka pagal paraiškoje esantį vykdytoją, jeigu nustatyta:
o jeigu nenustatyta - tada pagal ką? - ko gero, kad nustatymą reikia naikinti, ir padaryti, kad visada pagal vykdytoją. | |
Sisteminiai protokolai (detaliame vertinime) (yra DVT) |
| turi būti būti pagal vykdytoją | |
Nesisteminiai protokolai (pirk. laiko juostoje) (yra DVT) |
| turi būti būti pagal vykdytoją | |
Pretenzijos (pirk. laiko juosta)(yra DVT) |
| Derinimo schema parenkama pagal faktinį pirkimo procedūros iniciatorių Turi parinkti: pagal vykdytoją | |
Sutarties registravimo dokumentai (yra DVT) |
| Derinimo schema turi būti parenkama pagal poreikio iniciatorių | |
Sutartys: Priėmimo - perdavimo aktai (nėra DVT) |
| Derinimo schema turi būti parenkama pagal sutarties administratorių | |
| Sutartys: Defektiniai aktai (nėra DVT) |
| Derinimo schema turi būti parenkama pagal sutarties administratorių | |
| Sutartys: Užsakymai (nėra DVT) |
| Derinimo schema turi būti parenkama pagal sutarties administratorių | Tik Nuoseklus |
| Sutartys: Sutarties keitimai (yra DVT) |
| Derinimo schema turi būti parenkama pagal sutarties administratorių | |
| Sąskaitos (nėra DVT) |
| Derinimo schema turi būti parenkama pagal sutarties administratorių | |
Atmetimų kontrolė (nėra DVT) |
| Derinimo schema turi būti parenkama pagal pirkimo vykdytoją | |
| Komisija |
| ||
| Raštai |
|
Vartotojo priskyrimas atsakomybei
Pažymėjus atsakomybę, kuriai norite priksirti vartotoją, "Vartotojų atsakomybės" skiltyje paspauskite mygtuką "Pridėti" (žalias "+").
Jums bus atidarytas naujas langas "Vartotojui priskirti atsakomybes" - kurio pateikiama informacija priklausys nuo to, kokios apimties atsakomybei pasirinktote priskirti vartotojus: pagal "Organizacijos struktūros lygį" ar "BVPŽ kodą":
Vartotojo priskyrimas atsakomybei: 1. kai "Atsakomybės apimtis: Motininė Organizacija / Organizacija / Departamentai / Skyriai"
Atidarytame lange "Vartotojui priskirti atsakomybes" pažymėkite vartotoją (pavyzdyje pažymėta nr. 1), kuriam norite priskirti atsakomybę ir pažymėkite organizacijos struktūros lygio vientus (pavyzdyje pažymėta nr. 2), už kuriuos jis bus atsakingas. Tada paspauskite mygtuką "Priskirti" (pavyzdyje pažymėta nr. 3)
Vartotojų ir organizacijos struktūros lygių vienetai galimi filtruoti pagal vardą, pavardę ar pavadinimą.
Norėdami priskirti vartotojui atsakomybes už visus sąraše matomus organizacijos struktūros lygio vienetus, paspauskite mygtuką "Pažymėti matomus". Jeigu kuriam nors organizacijos struktūros lygio vienetui jau buvo priskirtų vartotojų, vietoje jo bus nustatytas jūsų naujai parinktas.
Vartotojo priskyrimas atsakomybei: 2. kai "Atsakomybės apimtis: BVPŽ kodai"
Vartotojų nustatymas atsakingais už pirkimus pagal BVPŽ kodus veikia analogiškai, kaip ir nustatant atsakomybes pagal organizacijos struktūros lygius, tačiau čia juos galite priskirti prie BVPŽ kodų. BVPŽ kodus filtruoti galite pagal "BVPŽ kodą" arba "BVPŽ kodo grupę" (paveiksle pažymėta nr.: 1). Šiuo atveju patogu naudotis mygtuku "Pažymėti matomus" (paveiksle pažymėta nr.: 2) ir taip priskirti visus atfiltruotus BVPŽ kodus vienam vartotojui, paspaudus mygtuką "Priskirti" (paveiksle pažymėta nr.: 3):
Vartotojo keitimas atsakomybėje
Jeigu norite organizacijos struktūros lygio vienetui pakeisti atsakingą vartotoją, paspaudus redagavimo mygtuką ("Pieštukas") išsirinkite vartotoją iš pateikto sąrašo ir pažymėkite jį.
Atsakomybės trynimas
Norėdami ištrinti atsakomybę, atsakomybių sąraše spaspauskite trynimo mygtuką ties norima ištrinti atsakomybe.
Jeigu atsakomybė yra įtraukta į kurią nors derinimo schemą, jos ištrinti negalėsite.
Pirma išimkite ją iš derinimo schemos žingsnio nustatymų, tada galėsite ją pašalinti.