4.4. Projektinių pirkimų ataskaita

Organizacija planuojanti savo veiklą projektais Ecocost sistemoje gali kontroliuoti projektų vykdymo eigą. Jeigu projekto eigoje reikia įsigyti prekių, paslaugų ar darbų iš vieno ar daug tiekėjų, tai tokio projekto pirkimai gali būti siejami su tam tikru projektu. Sistemoje yra galimybė įtraukti projektą bei nustatyti, kokiais apimties elementais ir vienetais jis yra matuojamas. Pavyzdžiui, jeigu organizacija nusimatė įvykdyti projektą - atnaujinti kompiuterinę įrangą per 3 metus 200 darbo vietų. Tai toks projektas gali apimti:

• 50 vidutinio galingumo stacionarių kompiuterių su visais numatytais priedais ir programine įranga;
• 100 vidutinio galingumo nešiojamų kompiuterių su visais numatytais priedais ir programine įranga;
• 50 galingų kompiuterių projektavimui su specifine programine įranga.

Tokio projekto apimtis yra skirtingų tipų programinė įranga, kur projekto elementai yra tie skirtingi tipai, kurių matavimo vienetas yra vienetai atnaujintų darbo vietų. Analogiškai tie elementai gali būti išasfaltuot kelio danga (matavimo vienetai - kilometrai), išasfaltuoti įvažiavimai į kiemą (matavimo vienetas - vienetai), atnaujinti šaligatviai (matavimo vienetai - metrai), medicinos įrangos pirkimai ir atnaujinimai. Projektiniai pirkimai dažniausiai atspindi organizacijų investicijas į turtą. Ecocost sistema padeda tokius projektus kontroliuoti - įvesti, kaip pirkimus. Vėliau stebėti pirkimo inicijavimą, tiekėjo atrinkimo eigą, sutarties vykdymo eigą.

Pagrindiniai funkcionalumai:

1. Naujo projekto sukūrimas ir nustatymas;
2. Projekto parametrų priskyrimas pirkimo poreikiui, inicijavimui, sutarčiai
3. Projektinių pirkimų ataskaitos generavimas

1. Naujo projekto sukūrimas ir nustatymas

Naują projektą galima sukurti sistemoje nuėjus į Nustatymai (Kumpliaračio ikona dešiniame viršutiniame kampe) > Moduliai > Vykdymas > Projektiniai pirkimai. Pirmiausia reikėtų įsitikinti, kad projektinių pirkimų naudojimo galimėbė yra įjungta. Nustatymas - Naudoti projektinius pirkimus turi būti perjungtas į "Taip".

Tinkamai nustatyti projektą galima šiais žingsniais:

• Sukurti projektą;
• Nustatyti ar projekto apimtys yra kontroliuojamos;
• Sukurti pagrindinius projekto elementus (darbus) ir jų apimties vienetus;
• Redaguoti arba ištrinti projektus ir darbus

Sukurti projektą. Norint sukurti projektą reikia spausti pliusą projektinių pirkimų nustatymo lango dešiniame viršutiniame kampe. Atsidariusiame papildomame lange nurodomas projekto pavadinimas ir kodas.

Nustatyti ar projekto apimtys yra kontroliuojamos. Jeigu norima, kad projekto apimtys būtų kontroliuojamos, tai būtina, kad nustatymas, ar kontroliuojamos apimtys būtų pažymėta - TAIP. Taip, reiškia, kad bus galima projektui nustatyti pavyzdžiui bendrą išasfaltuotų gatvių kilometrų tikslą, o konkretus pirkimas (sutartis) apims visus arba dalį bendro projekto rezultato. Projekte nustatytų išasfaltuotų kilometrų skaičių galima nustatyti pasiekti per keletą pirkimų (sutarčių).

Sukurti pagrindinius projekto elementus (darbus) ir jų apimties vienetus. Tam, kad sukurti projekto elementą (darbą) reikia spausti Pridėti darbą ir nurodyti darbo pavadinimą mato vienetus. Bei vėliau skurus darbą nurodyti apimtį. Pavyzdžiui išasfaltuotų kilometrų skaičių.

Redaguoti arba ištrinti projektus ir darbus. Jeigu įvesti projektai tampa nebeaktualūs juos galima deaktyvuoti.

2. Projekto parametrų priskyrimas pirkimo poreikiui, inicijavimui, sutarčiai

Jeigu sistemoje yra įjungta galimybė naudoti projekinius pirkimus, tai poreikio formoje Bendros informacijos dalyje yra pasirinkimas projektui pasirinkti. Pasirinkus projektą, dešinėje pusėje esančioje menu juostoje atsiranda menu punktas - Projekto objektas. Paspaudus jį galima pirkime susieti projekto darbus su pirkimu. Paspaudus pliusą galima matyti, kokie projekto darbai gali būti susieti su pirkimu, bei galima nustatyti kokią projekto apimtį įgyvendintų pirkimas (būsima sutartis). Vienas pirkimas gali įgyvendinti tik dalį (arba visą) tam tikro projekto darbo apimties.

Inicijuojant pirkimą, jeigu pirkimas inicijuojamas ne visai sumai, reikalinga nurodyti inicijuojamą vertės dalį iš visos poreikio eilutės bei projekto apimties dalį, kuri yra inicijuojama. 

3. Projektinių pirkimų ataskaitos generavimas

Projektinių pirkimų ataskaita apima informaciją apie projekto įgyvendinimą per:

• Pirkimo plano eilutes;
  
  • iš jų kylančias procedūras;
    • procedūrų pasekoje gautas sutartis