Pagrindinius pirkimo inicijavimo žingsnius gali atlikti vartotojai, kurių rolei yra suteikta ta teisė. Pirkimo inicijavimo žingsniai yra šie:
1 žingsnis – Inicijavimo pradžia;
2 žingsnis – Inicijavimo formos pildymas;
3 žingsnis – Pirkimo inicijavimas;
4 žingsnis – Pirkimo paraiškos suderinimas.
Pirkimai gali būti inicijuojami iš sistemoje vertikaliame meniu esančios skilties "Poreikiai", taip pat inicijuoti galima ir iš horizontaliame meniu esančioje skiltyje "Planas">>"Einamasis planas" arba "Planas pagal etapus":
Inicijuojant pirkimą atsidarys lentelė, kurioje bus klausimas "Ar pirkimas inicijuojamas visai vertei (...Eur be PVM)?" nuo to koks atsakymas bus pasirinktas priklausys ar pirkimo plano eilutė taps daugkartine ar ne.
Tuo atveju kai atsakymas yra pasirenkamas "Taip", tuomet sistemoje yra suprantama, kad iš vienos pirkimo plano eilutės bus inicijuojamas tik vienas prašymas.
Inicijavimo forma yra suskaidyta į 8 skiltis "Bendra informacija", "Pirkimo objektas", Objekto nustatymai", "Reikalavimai tiekėjams", "Sutarties reikalavimai", "Tiekėjai", "Kiti klausimai", "Sutarties dalyviai":
Tuo atveju kai pasiūlymo vertinimo kriterijus yra nustatomas kainos/sąnaudų ir kokybės santykis tuomet inicijavimo forma pasipildys papildomomis skiltimis/klausimais dėl ekonominio naudingumo parametrų nustatymo:
Inicijuojant pirkimus yra pildoma ta informacija, kuri yra nustatoma pagal organizacijos vidinę tvarką. Sistema rodys privalomus užpildyti laukus. Kokie privalomi laukai yra neužpildyti, sistema žymės raudonai:
Inicijavimo pažymoje yra galimybė įkelti papildomus dokumentus:
arba
įkelti dokumentus, kurie jau buvo įkelti prieš tai jau vykdytame pirkime:
Taip pat yra galimybė kopijuoti bendrą informaciją iš prieš tai jau vykdyto pirkimo
Inicijavimo pažymoje užpildžius visą reikalingą informaciją, ją galima atsisiųsti PDF arba DOC formatu:
Pabaigus pildyti informaciją inicijavimo pažymoje ją galima pateikti derinimui derinimo schemoje nurodytiems asmenims:
Tuo atveju, jeigu yra reikalinga priminti derintojui apie tai, kad dar nesuderino dokumento tai galima atlikti paspaudus mygtuką "Pakartotinai informuoti derintoją":
Visą, inicijavimo metu, užpildytą informaciją kartu su inicijavimo pažyma, esant poreikiui, galima ištrinti:
Inicijavimo paraiška gali turėti šias būsenas/statusus:
- Rengiama - visi formos laukeliai yra aktyvūs informacijos įvedimui, privalomi užpildyti laikai pažymėti raudona spalva;
- Derinama - formos laukeliai yra aktyvūs tik dabartiniam derintojui (laukų redagavimas yra galimas tik turint teisę redaguoti konkretų inicijavimo paraiškos lauką);
- Patvirtinta - forma užrakinta, jos koreguoti nebegalima;
- Grąžinta - visi formos laukeliai yra aktyvūs informacijos įvedimui.
Užbaigus pirkimo inicijavimo etapą visa informacija bus perkeliama į pirkimo dokumentų rengimo etapą - ją pirkimo vykdytojas/pirkimo komisija galės koreguoti.