Sistemoje yra sudarytos galimybės pirkimo objektą suformuoti įkeliant pirkimo dalių, objektų grupių, objektų ir parametrų sąrašą iš Excel failo. Siekiant, kad sistema tinkamai sudėliotų pirkimo objekto elementus į struktūrą, reikia naudoti excel šabloną. Jį galite atsisiųsti sistemos objekto skilties lange paspaudus atsisiuntimo mygtuką (žalia rodyklė). Pasirinkite jums tinkamą šabloną:
Objektų importavimui prie konkrečios pirkimo dalies;
Visos struktūros importavimą - įkeliant duomenis apie pirkimo dalis, objektų grupes, objektus, parametrus.
BENDRAS IMPORTAVIMO ŠABLONAS
Excel failo struktūros nustatymas
Pirkimo objekto elementų struktūrai nustatyti naudojami 4 pirmieji Excel stulpeliai A, B, C, D :
Dalies eilės numeris - jeigu pirkimas neskaidomas į dalis, žymima “1”;
Objektų grupės eilės numeris (jeigu objektų grupių nekursite, visame stulpelyje turi būti 0);
Objekto eilės numeris;
Parametro eilės numeris - (jeigu objektų parametrų nekursite, visame stulpelyje turi būti 0).
Stulpelyje “Pavadinimas“ įvedami kiekvieno iš elementų pavadinimai, nepriklausomai kokį elementą: dalį, objektą, ar parametrą įvedate į eilutę. Kitų stulpelių užpildymas detalizuotas žemiau, ties kiekvienu pirkimo objekto elementu.
Dalies eilutėje, kurioje yra įvedamas dalies pavadinimas ir biudžetas, struktūros stulpeliuose turi būti:
“Dalies numeris” žymintis pirkimo dalies numerį. Jie turi eiti nuosekliai nuo 1. Šio stulpelio vertė visų tos dalies elementų (objektų grupių, objektų ir parametrų) turi būti ta pati;
Dalies eilutėje objektų grupės, objekto ir parametro numeriai turi būti “0”;
Dalies biudžetas įrašytas į stulpelius “Dalies vertė / Priimtina kaina be PVM”, “Dalies vertė / Priimtina kaina su PVM” ir “PVM”. Ši informacija gali būti nepildoma.
Objektų grupės eilutėje, kurioje yra įvedamas objektų grupės pavadinimas, struktūros stulpeliuose turi būti:
Dalies numeris, kuriai priskiriama objektų grupė;
Objektų grupės numeris - objektų grupės yra numeruojamos kiekvienai daliai atskirai. Pvz.: Jeigu pirmoje dalyje jau sukūrėte objektų grupę, tai antroje dalyje sukūrus grupę, ji turi būti numeruojama vėl nuo 1;
Objekto numerio stulpelyje turi būti 0;
Parametro stulpelyje turi būti 0.
Objekto eilutėje, kurioje yra įvedamas objekto pavadinimas, mato vienetas, kiekis, bei priimtini įkainiai, struktūros stulpeliuose turi būti:
Dalies numeris, kuriai priskiriamas objektas;
Objektų grupės numeris - kuriai objektų grupei priskiriamas objektas. Objektas gali neturėti objektų grupės, o iškart priklausyti daliai. Tokiu atveju grupės stulpelyje įrašykite 0;
Objekto numeris - jie turi eiti nuosekliai nuo 1, kiekvienai daliai iš naujo;
Parametro stulpelyje turi būti 0.
Parametro eilutėje, kurioje yra įvedamas parametro pavadinimas, struktūros stulpeliuose turi būti:
Dalies, kuriai priskiriamas objektas ir parametras, numeris;
Objektų grupės numeris - kuriai objektų grupei priklausančiam objektui priskiriamas parametras. Objektas gali neturėti objektų grupės, o iškart priklausyti daliai. Tokiu atveju grupės stulpelyje įrašykite “0“;
Objekto numeris, kuriam priskiriamas parametras;
Parametro numeris - jie turi eiti nuosekliai nuo 1, kiekvienam objektui iš naujo.
Žemiau pateikiamas užpildytas visos objekto struktūros importavimo šablono pavyzdys. Jį importavus, sistemoje bus sukurtos dvi pirkimo dalys, du objektai pirmai daliai ir vienas antrai.
Formos pvz. galite atsisiųsti:
Paruoštą visos objekto struktūros šabloną galima importuoti sistemoje paspaudus importavimo mygtuką - mėlynos spalvos rodyklę, ir pasirinkus importavimo rutiną, skirtą visai objekto struktūrai importuoti:
Pasirinkus importuojamą dokumentą (įkėlimo metu jis turi būti uždarytas ir neredaguojamas) bus atidarytas FileMaker duomenų importavimo langas. Paprastai jame jokių pakeitimų nereikia atlikti. Galite pasitikrinti, ar kairėje pusėje nustatytas pirmos eilutės naudojimas stulpelių pavadinimams (parinkta ”Use as fiel names”). Lango viduryje matomi iš Excel failo į sistemą importuojamų stulpelių pavadinimai. Spauskite “Import“:
Atidarius “Pirkimo objektų importas” langą, bus pateikta informacija, kiek buvo importuota eilučių. Šiame tarpiniame importavimo lange pateikiama informacija, kuri gali būti įvesta į pirkimo objektą.
Jeigu peržiūrėjus sąrašą, matote raudonai pažymėtų laukelių, vadinasi yra objekto struktūroje padarytų klaidų. Paspaudus šauktuką, bus pateiktas eilutės klaidų sąrašas:
Šiame pavyzdyje klaidingai nurodyti objekto ir parametro numeriai, todėl sistema supranta, kad tai yra objektas, ir jis privalo turėti mato vienetus ir kiekį. Pataisius Objekto nr. 0 ir Parametro nr. 5, eilutė priskiriama aukščiau esančiam objektui ir klaida ištaisoma. Kad sistema patikrintų klaidas iš naujo, paspauskite kalidų tikrinimo mygtuką lango viršutiniame dešiniajame kampe:
Dar viena dažnai pasikartojanti klaida - tuščios eilutės lango pabaigoje. Jos atsiranda, jeigu excel faile buvo uždėtas rėmelis, įrašytas tekstas, kt.
Tokiu atveju galite ištrinti importavimui nereikalingas eilutes paspaudus raudoną “X“ eilutės dešinėje, arba, jeigu eilučių yra daug, iš naujo importuoti objektą, prieš tai išsikopijavus norimus importuoti duomenis į naują importavimo šabloną:
Jeigu klaidų nėra - galite importuoti objektą į pirkimą - paspauskite importavimo mygtuką:
Sistema į pirkimą importuos visus Excel duomenis. Jeigu sistemoje jau buvo sukurtų objekto elementų - jie bus palikti, o importuoti elementai sunumeruojami tolimesne seka.