Sistemoje yra sudarytos galimybės pirkimo objektą suformuoti įkeliant pirkimo dalių, objektų grupių, objektų ir parametrų sąrašą iš Excel failo. Siekiant, kad sistema tinkamai sudėliotų pirkimo objekto elementus į struktūrą, reikia naudoti Excel šabloną. Jį galite atsisiųti sistemos objekto skilties lange paspaudus atsisiuntimo mygtuką (žalia rodyklė). Pasirinkite šabloną, kokiame lygyje norėsite importuoti objektą: Visą objekto struktūrą, ar į konkrečią dalį.
Excel failo struktūros nustatymas
Pirkimo objekto elementų struktūrai nustatyti naudojami 4 pirmieji Excel stulpeliai A, B, C, D, :
Dalies numeris
Objektų grupės numeris (jeigu objektų grupių nekursite, visame stulpelyje turi būti 0)
Objekto numeris
Parametro numeris
Stulpelyje “Pavadinimas“ įvedami kiekvieno iš elementų pavadinimai, nepriklausomai kokį elementą: dalį, objektą, ar parametrą įvedate į eilutę. Kitų stulpelių užpildymas detalizuotas žemiau, ties kiekvienu pirkimo objekto elementu:
Dalies eilutėje, kurioje yra įvedamas dalies pavadinimas ir biudžetas, struktūros stulpeliuose turi būti:
“Dalies numeris” žymintis pirkimo dalies numerį. Jie turi eiti nuosekliai nuo 1. Šio stulpelio vertė visų tos dalies elementų (objektų grupių, objektų ir parametrų) turi būti ta pati.
Objektų grupės, objekto ir parametro numeriai turi būti “0”
Dalies biudžetas įrašytas į stulpelius “Dalies vertė / Priimtina kaina be PVM”, “Dalies vertė / Priimtina kaina su
PVM” ir “PVM”
Objektų grupės eilutėje, kurioje yra įvedamas objektų grupės pavadinimas, struktūros stulpeliuose turi būti:
Dalies numeris, kuriai priskiriama objektų grupė
Objektų grupės numeris - objektų grupės yra numeruojamos kiekvienai daliai atskirai. Pvz.: Jeigu pirmoje dalyje jau sukūrėte objektų grupę, tai antroje dalyje sukūrus grupę, ji turi būti numeruojama vėl nuo 1.
Objekto numerio stulpelyje turi būti 0
Parametro stulpelyje turi būti 0
Objekto eilutėje, kurioje yra įvedamas objekto pavadinimas, mato vienetas, kiekis, bei priimtini įkainiai, struktūros stulpeliuose turi būti:
Dalies numeris, kuriai priskiriamas objektas
Objektų grupės numeris - kuriai objektų grupei priskiriamas objektas. Objektas gali neturėti objektų grupės, o iškart priklausyti daliai. Tokiu atveju grupės stulpelyje įrašykite 0
Objekto numeris - jie turi eiti nuosekliai nuo 1, kiekvienai daliai iš naujo
Parametro stulpelyje turi būti 0
Parametro eilutėje, kurioje yra įvedamas parametro pavadinimas, struktūros stulpeliuose turi būti:
Dalies, kuriai priskiriamas objektas ir parametras, numeris
Objektų grupės numeris - kuriai objektų grupei priklausančiam objektui priskiriamas parametras. Objektas gali neturėti objektų grupės, o iškart priklausyti daliai. Tokiu atveju grupės stulpelyje įrašykite “0“
Objekto numeris, kuriam priskiriamas parametras
Parametro numeris - jie turi eiti nuosekliai nuo 1, kiekvienam objektui iš naujo
Žemiau pateikiamas užpildytas visos objekto struktūros importavimo šablono pavyzdys. Jį importavus, sistemoje bus sukurtos dvi dalys su jų biudžetais, du objektai pirmai daliai ir trys antrai. Antros dalies antras ir trečias objektai sugrupuoti į objektų grupę. Visi objektai turi po 4 arba 5 parametrus.
Paruoštą visos objekto struktūros šabloną galima importuoti sistemoje paspaudus importavimo mygtuką - mėlynos spalvos rodyklę, ir pasirinkus importavimo rutiną, skirtą visai objekto struktūrai importuoti “Pagal nustatytą struktūrą su klaidų tikrinimu“:
Pasirinkus importuojamą dokumentą (įkėlimo metu jis turi būti uždarytas ir neredaguojamas) bus atidarytas FileMaker duomenų importavimo langas. Paprastai jame jokių pakeitimų nereikia atlikti. Galite pasitikrinti, ar kairėje pusėje nustatytas pirmos eilutės naudojimas stulpelių pavadinimams (parinkta ”Use as fiel names”). Lango viduryje matomi iš Excel failo į sistemą importuojamų stulpelių pavadinimai. Spauskite “Import“:
Atidarius “Pirkimo objektų importas” langą, bus pateikta informacija, kiek buvo importuota eilučių. Šiame tarpiniame importavimo lange pateikiama informacija, kuri gali būti įvesta į pirkimo objektą.
Jeigu peržiūrėjus sąrašą, matote raudonai pažymėtų laukelių, vadinasi yra objekto struktūroje padarytų klaidų. Paspaudus šauktuką, bus pateiktas eilutės klaidų sąrašas:
Šiame pavyzdyje klaidingai nuoryta objekto ir parametro numeriai, todėl sistema supranta, kad tai yra objektas, ir jis privalo turėti Mato vienetus ir kiekį. Pataisius Objekto nr. 0 ir Parametro nr. 5, eilutė priskiriama aukščiau esančiam objektui ir klaida ištaisoma. Kad sistema patikrintų klaidas iš naujo, paspauskite kalidų tikrinimo mygtuką lango viršutiniame dešiniajame kampe:
Dar viena dažnai pasikartojanti klaida - tuščios eilutės objekto pabaigoje. Jos atsiranda, jeigu Excel dokumente buvo trintų eilučių.
Tokiu atveju galite ištrinti importavimui nereikalingas eilutes paspaudus raudoną “X“ eilutės dešinėje, arba, jeigu eilučių yra daug, iš naujo importuoti objektą, prieš tai išsikopijavus norimus importuoti duomenis į naują importavimo šabloną:
Jeigu klaidų nėra - galite importuoti objektą į pirkimą - paspauskite importavimo mygtuką:
Sistema į pirkimą importuos visus Excel duomenis. Jeigu sistemoje jau buvo sukurtų objekto elementų - jie bus palikti, o importuoti elementai sunumeruojami tolimesne seka.