1.PIRKIMO INFORMACIJA
1.1. Šioje skiltyje yra pateikiama bendroji informacija apie pirkimo poreikį. Privalomi užpildyti laukai pirkimo poreikio formoje pažymimi raudona spalva (neužpildžius visos privalomos informacijos, įvesta informacija bus išsaugota, tačiau plano eilutė bus pažymėta 
raide). Paspaudus rašiklio ikoną - galima koreguoti poreikio informaciją.
2. BVPŽ KODŲ KLASIFIKATORIUS.
Sistemoje yra integruotas BVPŽ kodų klasifikatorius. Paieška gali būti atliekama pagal kodą, pavadinimą, objekto rūšį. Taip pat kodų galima ieškoti esančių tik CPO kataloge.
Sistema į pirkimų planą įvedamus pirkimus grupuoja automatiškai pagal pirkimams nustatytus BVPŽ kodus. Prekių, paslaugų, darbų pirkimai grupuojami pagal pirmus tris BVPŽ kodo skaitmenis. Darbų pirkimų programa automatiškai pagal objektus negrupuoja - pirkimai yra grupuojami pagal pasirinktą statinio unikalų numerį (informacija pildoma statinių registro nustatymuose).
Siekiant pirkimus „rankiniu“ būdu išskirti į atskiras specifines pirkimų grupes, reikia spausti pirkimo, kurį norima išskirti į atskirą grupę, pavadinimą ir atsidariusiame lange spausti mygtuką prie pirkimų grupės “Rinktis”. Rekomenduojama grupės kodams naudoti pirmus tris arba penkis BVPŽ kodo skaitmenis, kableliu atskiriant naujos grupės numerį (pvz. 301,1; 301,2; 301,3…). Grupės kodo lauke negali būti vedamas tekstas. Paspaudus mėlyną pliusą nurodomas grupės kodas, pavadinimas, objekto tipas. Šiuo būdu galima sukurti specifines grupes, kurios nėra tipinės visai organizacijai. Jeigu norima pergrupuoti BVPŽ klasifikatorių specifiškai visai organizacijai, tai yra atliekama per meniu punktą “Nustatymai”.
Sukuriama nauja specifinė grupė:
Grupė pasirenkama iš sąrašo:
BVPŽ kodas turi būti pasirenkamas, kurio trečias skaičius nebūtų „0“. Prisegama pavyzdinė situacija, kodėl pirkimas nebus toliau vykdomas, jei trečias skaitmuo pasirinkime laikytinas nenaudojamu:
„Pirkimo vykdytojas pirkimui priskyrė BVPŽ kodą 71000000-8 „Architektūros, statybų, inžinerijos ir inspektavimo paslaugos”. Šis pasirinkimas laikytinas netiksliu, kadangi pirkimo vertė turi būti skaičiuojama pirkimų grupei pagal pirmus tris BVPŽ kodo skaitmenis, o šiuo atveju, parinktas kodo trečias skaitmuo yra nulis. Tai reiškia, kad kodas apima visą grupę kodų grupę: 711, 712, 713, 714, 715, 716, 717, 718, 719. VPT paaiškinimas dėl BVPŽ kodų sandaros pateikiamas čia: https://klausk.vpt.lt/hc/lt/articles/360020857900-BVP%C5%BD-kodo-priskyrimo-klaidos“.
Kodai, kurie laikytini nenaudojamais, sistemoje yra deaktyvuoti. BVPŽ kodų sąraše jie bus "papilkėję", taip pat, sistema neleis jų pasirinkti:
3. ATSAKINGI ASMENYS
2.1. Pagrindiniu iniciatoriumi sistema automatiškai nustato vartotoją, sukūrusį/importavusį/nukopijavusį poreikį. Esant poreikiui, šią informaciją galima koreguoti.
2.2. Perkančiąją organizaciją sistema automatiškai nustato pagal pagrindinį iniciatorių. Esant poreikiui, šią informaciją galima koreguoti.
2.3. Papildomas iniciatorius yra nurodomas poreikyje tam, kad galėtų matyti plano eilutę savo poreikių sąraše (skiltyje "Mano poreikiai"). Kitu atveju, jeigu plano eilutė nepatenka į jo rolei nustatytą pirkimų matymo apimtį, vartotojas tokios plano eilutės nematytų. Tuo pačiu, jeigu vartotojas mato plano eilutę, ir yra nurodytas papildomu iniciatoriumi, jis gali peržiūrėti poreikio informaciją bei kaip ir pagrindinis iniciatorius - inicijuoti iš tos eilutės. Inicijavimo paraiškoje faktiniu iniciatoriumi nurodomas tas vartotojas, kuris inicijuoja pirkimą.
2.4. Esant poreikiui, taip pat galima nurodyti planuojamą pirkimo vykdytoją, projekto koordinatorių. Šią informaciją sistema automatiškai perkels į inicijavimo paraišką.
4. KLAUSIMAI ATASKAITOMS
4.1. Poreikio formoje sudaryta galimybė užpildyti informaciją apie pirkimus ataskaitoms: ATN 1 - ataskaita po pirkimo, įkėlimui į CVP IS, skelbimai.
Poreikio apačioje paspaudus mygtuką "Žymėti", prie skilties "Pažymėti visus atsakymus į klausimus "NE", visi klausimai automatiškai sistemoje bus pažymėti "NE":
5. PAPILDOMI MYGTUKAI SUKURTOJE PLANO EILUTĖJE
- Paspaudus
- poreikį galima pašalinti; - Paspaudus
- sistema suformuos poreikio paraiškos PDF dokumentą; - Paspaudus
- poreikis nukopijuojamas; - Paspaudus
- galima pasitikrinti rekomendacijas (atvaizduojamas tik tada, kai yra nustatytas pirkimo būdas); - Paspaudus
- galima inicijuoti pirkimo paraiškos pildymą; - Paspaudus
- galima teikti rekomendacijas plano eilutės informacijos keitimui (neatvaizduojama jeigu pirkimas įvykęs, DPS, atnaujintas varžymasis arba centralizuotas); - Paspaudus
- galima atlikti plano eilutės keitimą į DPS kvalifikaciją arba į konkretų DPS pirkimą; - Paspaudus
- išsiųsti pranešimą iniciatoriui apie nustatytus poreikio formos trūkumus (pranešimo informacija bus atvaizduojama poreikio skiltyje "Komentarai"); - Paspaudus
- galima pakeisti/nustatyti perkančiąją organizaciją, pagrindinį ir papildomą iniciatorius, planuojamą pirkimo vykdytoją.
- Paspaudus
- galima aktyvuoti plano eilutę (atvaizduojamas tada, kai pirkimas neįvyko);
- Paspaudus
- galima atstatyti plano eilutę po ištrynimo.
- Pažymėjus, kad pirkimas skubus - prie jo bus atvaizduojama "S" raidė:
6. MENIU JUOSTA
6.1. Pirkimo objektas.
Pirkimo objekto skiltyje galima įvesti reikalingą pirkimo dalių kiekį, jų objektus bei parametrus rankiniu būdu arba importuojant.
6.1.1. Pirkimo objektas rankiniu būdu įvedamas paspaudus mėlynos spalvos rašiklio ikoną:
6.1.2. Dalies importavimas atliekamas užpildžius Objektų importavimo šabloną arba Bendrą importavimo šabloną.
Galima importuoti: objektus, objektus į pasirinktą dalį, bendrą informaciją:
Objektų importavimo šablonas:
Bendras importavimo šablonas:
Importavimo pavyzdys:
Importavus šabloną - atsidariusiame lange galima:
importuoti iš naujo 
;
tikrinti klaidas 
;
importuoti informaciją 
6.1.3. Užpildytą dalies informaciją galima perkelti į pirkimo bendrą informaciją:
- Paspaudus mygtuką
- iš dalies bus perkelti objekto kiekiai; - Paspaudus mygtuką
- iš dalies bus perkeltos dalių vertės.
6.1.4. Pirkimo objekto skiltyje galima susigeneruoti įvesto pirkimo objekto ataskaitą.
6.2. Komentarai.
- Komentarų meniu punkte vartotojas gali rašyti komentarus, matyti pirkimo plano eilutės pokyčių ir tvirtinimo istoriją, su kokiu planu buvo patvirtinta pirkimo plano eilutė.
- Norint įrašyti komentarą turi būti įrašomas tekstas ir paspaudžiamas mėlynas pliusas.
- Pokyčių istorijoje yra fiksuojama pakeitimo data, atlikęs pakeitimą vartotojas ir buvusi bei nauja reikšmės.
- Tam tikri pirkimo poreikio informacijos pasikeitimai gali lemti ir pirkimo plano eilutės būsenos/statuso pasikeitimą – patvirtinto pirkimo tapimą nepatvirtintu. plano eilutės tvirtinimo atšaukimą lemia sistemoje pasirinkti nustatymai esantys "Nustatymai"-"Moduliai"-"Planavimas" 7.3.1. Planavimas
6.3. Dokumentai
Šioje skiltyje galima prisegti įvairių formatų dokumentus. Pasirinkus failą iš sąrašo, jo informacija bus parodoma lango dešinėje.
6.4. Sujungti pirkimai.
Ši skiltis skirta sujungti kelias pirkimų plano eilutes. Eilutės prijungiamos spaudžiant poreikio prijungimo mygtuką. Apjungiant pirkimus, pirmiausiai reikia pasirinkti pirkimą, kuris bus pagrindinis. Pagrindiniu pirkimu rekomenduojame pasirinkti tą pirkimą, kurio suplanuota vertė yra didžiausia.
6.5. Biudžetas.
Biudžeto skiltis bus aktyvi tik tiems vartotojams, kurių sistemoje yra aktyvuotas biudžeto modulis. Šioje skiltyje galima paskirstyti pirkimui suplanuotą biudžetą ketvirčiais/metais arba sutarties galiojimo trukmei (kaip yra nustatyta biudžeto modulio nustatymuose).
6.6. Pirkimo grafikas:
- Šioje skiltyje galima matyti prognozuojamas pirkimo vykdymo datas. Planuojamas pirkimo grafikas yra aktyvuojamas tik tada, kai prie pirkimo poreikio yra nurodoma pageidaujama sutarties sudarymo data.
"Vykdymo grafikas" skiltyje galima stebėti pirkimo vykdymo informaciją:
Kortelėje "Įvykiai prailginantys etaloninius terminus" galima nurodyti dėl kokių priežasčių pasikeitė pirkimo procedūrų trukmė.
Kortelėje "Komentarai" galima pridėti komentarą. Taip pat, į komentarų skiltį persikels papildoma informacija iš vykdomo pirkimo:
6.7. Pirkimo procedūra. Šioje skiltyje bus matomas nepanaudotas pirkimo plano eilutės likutis bei sudarytų sutarčių sąrašas. Paspaudus ant konkrečios sutarties bus galima patekti į sutarties kortelę.
Tuo atveju jeigu buvo pasirinkta, kad iš vienos pirkimo plano eilutės bus atliekami keli pirkimai (daugkartinė plano eilutė), ir juos atlikus norima pirkimo plano eilutę uždaryti - spaudžiamas mygtukas "Uždaryti pirkimą":