Viena pirkimo plano eilutė gali būti skirta vienam (tarptautiniam ar supaprastintam) arba keliems tokiems patiems (mažos vertės) pirkimas, turintiems tokį patį pirkimo būdą, BVPŽ kodą, kt., atlikti. Pirkimo plano eilutę galima sukurti keliais būdais: (I)
- Įvedant informaciją rankiniu būdu;
...
- Kopijuojant esamus pirkimo plano eilutės duomenis;
...
- Importuojant duomenis iš MS Excel failo.
(I) Plano eilutės įvedimas rankiniu būdu.PLANO EILUTĖS ĮVEDIMAS RANKINIU BŪDU
Naują plano eilutę rankiniu būdu galima įvesti keliose sistemos vietose.1.1.
- Skiltyje "Vartotojo poreikiai", paspaudus žalios spalvos
ikoną:
...
- Planas → Einamasis planas skiltyje, paspaudus žalios spalvos ikoną. Einamąjį planą gali matyti tik darbo vietos licenciją turintys vartotojai.
1.3.
- Planas → Planas pagal etapus skiltyje paspaudus žalios spalvos ikoną.
2. Naujo poreikio informacijos užpildymas rankiniu būdu.
Paspaudus žalios spalvos ikoną, atsidariusiame poreikio informacijos užpildymo lange reikalinga užpildyti raudonai apibrauktus privalomus poreikiui sukurti laukus.
...
Pirkimo poreikio iniciatoriui aktyvūs laukai priklauso nuo turimos rolės ir rolei suteiktų teisių. Rolės teisės ir privalomi pildyti laukai yra nustatomi pagrindinio sistemos administratoriaus.
Kaip sužinoti vartotojo rolei suteiktas teises, skaityti čia: Kaip galiu sužinoti kokios teisės yra suteiktos mano rolei sistemoje?
Tik užpildžius raudonai apibrėžtus laukelius, aktyvuojasi galimybė išsaugoti naujo poreikio informaciją:
Užpildžius visą informaciją ir paspaudus "Išsaugoti" mygtuką - sistema nurodys pranešimą, kuriame galima pasirinkti:
- Baigti - sukuriamas poreikis, be poreikio kurti papildomus poreikius;
- Kurti naują - sukūrus naują poreikį, iš karto aktyvuojasi naujo poreikio kūrimo forma;
- Peržiūrėti - sukuriamas poreikis ir vartotojas iš karto nukreipiamas į sukurto poreikio redagavimo langą.
...
Sukūrus pirkimo poreikį - jis taps matomas sistemos naudotojams, atsakingiems už pirkimų plano priežiūrą. Poreikio formos redagavimo skiltyje atsakingi vartotojai parinks pirkimo būdą, nustatys pirkimo tipą (ar tai bus centralizuotas, ar decentralizuotas pirkimas) ir pan.
(II) Plano eilutės sukūrimas kopijuojant esamus pirkimo plano eilutės duomenis
PLANO EILUTĖS SUKŪRIMAS KOPIJUOJANT ESAMUS PIRKIMO PLANO EILUTĖS DUOMENIS
Pirkimą taip pat galima kopijuoti iš einamųjų ar ankstesnių metų pirkimų plano. Įėjus norimos nukopijuoti poreikio formos redagavimo langą ir paspaudus dvigubo pliuso mygtuko ikoną, esančią lango dešinėje, sukuriama pirkimo plano eilutės kopija. Sistema nukopijuoja tiek informacijos, kiek vartotojo rolei suteikta koreguoti informacijos. Nukopijuota informacija, esant poreikiui, gali būti koreguojama. Prie pavadinimo atsiradusį žodį “Kopija” galima ištrinti.
- Paspaudus Raudoną "X", poreikį galima pašalinti;
- Paspaudus PDF ikonėlę, programa suformuos poreikio paraišką PDF;
- Paspaudus žalią lapą, galima pradėti inicijavimą;
- Sistemoje yra integruotas BVPŽ kodų klasifikatorius. Paieška gali būti atliekama pagal kodą arba pavadinimą:
- Sistema į pirkimų planą įvedamus pirkimus grupuoja automatiškai pagal pirkimams parinktus BVPŽ kodus. Prekių, paslaugų, darbų pirkimai grupuojami pagal pirmus tris BVPŽ kodo skaitmenis. Darbų pirkimų programa automatiškai pagal objektus negrupuoja - perkančioji organizacija į programą turi objektus įvesti pati ir priskirti įvestus pirkimus konkrečiai pirkimo objekto grupei.
- Siekiant pirkimus „rankiniu“ būdu išskirti į atskiras specifines pirkimų grupes, einamajame pirkimų plane spauskite pirkimo, kurį norite išskirti į atskirą grupę, pavadinimą ir atsidariusiame lange spauskite mygtuką prie pirkimų grupės “Grupavimas”. Rekomenduojama grupės kodams naudoti pirmus tris arba penkis BVPŽ kodo skaitmenis, kableliu atskiriant naujos grupės numerį (pvz. 301,1; 301,2; 301,3…). Grupės kodo lauke negali būti vedamas tekstas. Paspaudus žalią pliusą nurodomas grupės kodas bei pavadinimas. Šiuo būdu galima sukurti specifines grupes, kurios nėra tipinės visai organizacijai. Jeigu norima pergrupuoti BVPŽ klasifikatorių specifiškai visai organizacijai, tai yra atliekama per meniu punktą “Nustatymai”.
- BVPŽ kodas turi būti pasirenkamas, kurio trečias skaičius nebūtų „0“. Prisegama pavyzdinė situacija, kodėl pirkimas nebus toliau vykdomas, jei trečias skaitmuo pasirinkime laikytinas nenaudojamu:
„Pirkimo vykdytojas pirkimui priskyrė BVPŽ kodą 71000000-8 „Architektūros, statybų, inžinerijos ir inspektavimo paslaugos”. Šis pasirinkimas laikytinas netiksliu, kadangi pirkimo vertė turi būti skaičiuojama pirkimų grupei pagal pirmus tris BVPŽ kodo skaitmenis, o šiuo atveju, parinktas kodo trečias skaitmuo yra nulis. Tai reiškia, kad kodas apima visą grupę kodų grupę: 711, 712, 713, 714, 715, 716, 717, 718, 719. VPT paaiškinimas dėl BVPŽ kodų sandaros pateikiamas čia: https://klausk.vpt.lt/hc/lt/articles/360020857900-BVP%C5%BD-kodo-priskyrimo-klaidos“.
- Kodai, kurie laikytini nenaudojamais, sistemoje yra deaktyvuoti. BVPŽ kodų sąraše jie bus "papilkėję", taip pat, sistema neleis jų pasirinkti:
- Dinaminė poreikio forma kurioje galėsite greitai suvesti visą reikiamą informacija apie pirkimą.
Pirkimo informacija:
...
- Pasirenkame projekta ir užpildome pirkimo plano metus ir kada pildoma informacija.
- Nurodome pirkimo iniciatorių iš pateikto sąrašo (papildoma informacija bus užpildyta automatiškai) ir pirkimo vykdytoja.
- Pažymime ar taikomas gynybos įstatymas.
- Centralizuotas/decentralizuotas laukeliai yra būtini užpildyti.
- Pasirenkame pirkimo būda iš duoti sąrašo:
...
- Nurodome pirkimo pavadinimą.
- Iš pateikto BVPŽ kodų sąrašo, pagal paieška surasti kodą atitinkantį pirkimo poreikį, bei galima nurodyti papildomus BVPŽ kodus:
- Pirkimo grupė bus automatiškai užpildyta programos pagal įvestus duomenis, tačiau galima ir koreguoti.
- Nustatome pirkimo kiekį ir matavimo vienetus iš pateikto sąrašo.
- Vertė bus automatiškai apskaičiuota.
- Nurodome finansinį šaltinį, bei sutarties vykdymo trukmę mėnesiais.
- Pažymėdami, kad iš pirkimų plano eilutės bus inicijuojamas ne vienas pirkimas nereikės įvesti pageidaujamos sutarties datos ir pirkimo pradžios, kadangi bus dar papildomų pirkimų.
- Nurodome pageidaujama sutarties sudarymo data ir programa pati automatiškai apskaičiuos pirkimo pradžios datą ir ketvirtį.
- Papildomai galima nurodyti informaciją apie pirkimų ataskaitas: ATN 1 - ataskaita po pirkimo, įkėlimai į CVPP.LT, skelbimai ir ATN 3 - metinė ataskaita. Poreikio apačioje paspaudus "Žymėti", prie skilties "Pažymėti visus atsakymus į klausimus "NE", visi klausimai automatiškai sistemoje bus pažymėti "NE":
(III) Importuojant duomenis iš MS excel failo
...
Poreikio "Komentarai" skiltyje sistema įrašys informaciją apie pirkimą, iš kurio buvo atliktas poreikio kopijavimas:
PLANO EILUTĖS SURŪKIMAS IMPORTAVUS MS EXCEL FAILĄ
Apie importavimą skaityti čia: 1.1.3. Pirkimų plano importas, eksportas
...