Page Comparison

Veiksmai, kuriuos atlieka sistema

Sistema suteikia galimybes redaguoti MS Office dokumentus, neišeinant iš sistemos. Ši galimybė realizuota integruojant EcoCost sistemą ir MS Office 365 paslaugas. EcoCost sistema vartotojo įkeltus dokumentus arba sistemoje sukurtus dokumentus perkelia į Office 365 paslaugas vartotojo vardu bei suteikia prieigą prie šių dokumentų tik vartotojams esantiems derinimo eigoje.

Veiksmai, kuriuos atlieka vartotojai

Nr.	Veiksmas	Dabartinio derintojo rolė	Derintojo rolė	Super administratoriaus rolė
1.	Prisijungimas prie MS Office 365 paskyros	Image Added	Image Added	Image Added
2.	Dokumentų įkėlimas į Microsoft Office 365 redagavimui sistemoje	Image Added	Image Added	Image Added
3.	Dokumento peržiūra ir redagavimas	Image Added	Image Added	Image Added
4.	Vartotojo priskyrimas prie MS Office365 grupės	Image Added	Image Added	Image Added

Organizacijos, kurios turi EcoCost integraciją su Microsoft Office 365 - gali sistemoje redaguoti .doxc ir docx ir .excelxlsx dokumentus. Tokiu atveju šie dokumentai yra saugomi EcoCost sistemoje ir tuo pačiu MS Microsoft Share Point - specialiai konkrečiam pirkimui sukurtoje laikinoje redagavimui laikinoje, dokumentų redagavimui skirtoje, byloje. Kai dokumentų rinkinys yra patvirtinamas, sistema automatiškai išsaugo buvusius redaguojamus dokumentus .pdf formatu, įsega juos į EcoCost sistemos dokumentų bylą ir ištrina iš Microsoft Office Share Point bylos. Taip, po patvirtinimo, dokumentai nebegali būti redaguojami.

...

Vartotojo 1. Vartotojo prisijungimas prie Microsoft Office 365 paskyros

...

1. Po prisijungimo prie EcoCost iškart peteikiamame pateikiamame lange;
2. EcoCost vartotojo profilyje.

1.Prisijungus  Prisijungus prie EcoCost, jums pateikiamas pranešimas su pasiūlymu prisijungti prie MS Office 365 paskyros. Paspaudus mygtuką "Prisijungti" bus atidarytas jūsų kompiuterio numatytosios interneto naršyklės langas. :

Prijungimas prie jūsų MS Office 365 paskyros vyksta automatiškai. Apie sėkmingą prisijungimą, būsite informuoti pranešimu: "Sėkmingai prisijungta". Galite uždaryti interneto naršyklės langą ir tęsti darbą EcoCost sistemoje.

2. Prie MS Office 365 paskyros galite prisijungti ir vėliau, jau dirbdami EcoCost sistemoje. Prisijungimo mygtyką mygtuką "Prisijungti prie Office 365" rasite "Mano profilio" skiltyje. Toliau prisijungimo procesas yra analogiškas, kaip ir jungiantis pirmuoju būdu.

...

2. Dokumentų įkėlimas į Microsoft Office 365 redagavimui sistemoje

Kad EcoCost sistemoje įkelti dokumentai galėtų būti redaguojami, reikia, kad pirkimas turėtų sukurtą bylą ir Microsoft Office 365 aplinkoje. Tokia byla sukuriama automatiškai, kai:

• Vartotojas yra prisijungęs prie MS Office 365 paskyros (privaloma);
• Inicijavimo metu;
• Įkeliant dokumentą .docx arba .xlsm fomatu;
• Pradedant derinimą.

Kai ruošiamas derinti (arba jau derinamas) pirkimo dokumentų rinkinys turi sukurtą virtualią MS Office 365 bylą, tokie derinimai žymimi MS Office 365 simboliu:

...

Visi teksto redagavimai išsaugomi automatiškai. Išsaugojimo statusas matomas redaguojamo dokumento peržiūros lango viršuje. 

Jeigu dokumentas nėra įkeltas į Office 365 (sąraše ties jo pavadinimu nėra Office 365 simbolio) ir jūsų vartotojas yra prisijungęs prie Office 365, galite įkelti dokumentą į Office 365, paspaudus mygtuką "Įkelti dokumentą į "Office 365".

Image Added

Jeigu dokumentas yra įkeltas į Office 365 (sąraše ties jo pavadinimu yra Office 365 simbolis), bet jo peržiūros lange negalimas dokumento redagavimas, galite įjungti jo redagavimą paspaudus mygtuką "Redaguoti":

Image Added

...

3. Dokumentų derinimas su galimybe redaguoti per Microsoft Office 365

Pradedant derinimą yra sukuriama (jeigu dar nebuvo sukurta) Office 365 aplinka. Dokumentų derinimo eigoje įtraukti vartotojai, kurie gali redaguoti bylos dokumentus per Office 365, žymimi Office 365 simboliu:

Image Added

...

Dokumentų redagavimas per Office 365 prisijungus prie EcoCost per interneto naršyklę

Jeigu vartotojas prisijungęs prie sistemos per interneto naršyklę, kad galėtų redaguoti derinamus dokumentus per Office 365, turi paspausti mygtuką "Redaguoti dokumentą Office 365".

Image Added

Redagavimui bus atidarytas naujas interneto naršyklės skirtukas:

Image Added

4. Pridėti vartotoją prie MS Office365 grupės

Jeigu vartotojas neturi galimybės matyti ir redaguoti Office dokumento, gali būti, kad jam nėra suteikia tokia teisė. Norint, kad derinimo eigos vartotojas galėtų redaguoti dokumentus per Office 365, derinimo eigoje ties juo paspauskite pridėjimo mygtuką (pats vartotojas šio mygtuko nemato).

Image Added

Redagavimo per Office 365 teisės

Redaguoti dokumentus gali tik vartotojai, įtraukti į Office 365 pirkimo dokumentų rinkinio derinimo grupę. Vartotojai į šią grupę yra įtraukiami ją sukuriant, jeigu iš Office 365 gaunamas patvirtinimas, kad vartotojas, tokiu el. pašto adresu, koks yra nurodytas EcoCost sistemoje, yra tarp organizacijos Office 365 vartotojų. Priklausomai nuo dokumentų rinkinio derinimo statuso, į šią grupę įtraukiami vartotojai:

• Kai dokumentų rinkinio statusas "Rengiamas", "Grąžintas":
  • Iniciatorius;
  • Dokumentą įkėlęs vartotojas;
  • SuperAdmin.
  • Pirkimo vykdytojas (Inicijavimo dokumentų rinkiniui negalioja, nes pirkimo vykdytojas nebūtinai bus nurodytas)
• Kai dokumentų rinkinio statusas "Derinamas":
  • Iniciatorius;
  • SuperAdmin;
  • Derintojai;
  • Pirkimo vykdytojas  (Inicijavimo dokumentų rinkiniui negalioja, nes pirkimo vykdytojas nebūtinai bus nurodytas)
• Kai dokumentų rinkinio statusas "Patvirtintas" - Office 365 grupė būna ištrinta. Patvirtintų dokumentų redagavimas nebegalimas.

Kas gali pradėti derinimą, kai pirkimo dokumentai turi "Office 365" dokumentų grupę?

Kai dokumentų rinkinio statusas "Rengiamas", mygtuką "Pradėti derinimą" matys tik vartotojas, esantis "Office 365" grupėje. Jeigu į grupę nebuvo įtraukta papildomų vartotojų, automatiškai yra įtraukiami šie vartotojai:

• pirkimą inicijavęs vartotojas,

• inicijavimo paraiškoje nurodytas iniciatorius (jeigu jis nesutampa su pirkimą inicijavusiu vartotoju, arba buvo pakeistas vartotojo, kuris buvo "Office 365" grupėje)

• SuperAdmin

• Vartotojas, kurio nustatymuose pažymėta, kad jis yra "Ar O365 administratorius?"

Taip pat svarbu paminėti, kad redaguoti įkeltus dokumentus galima, kurie yra įkelti vartotojų .docx formatu ir derinimo statusas yra Rengiamas arba Derinamas (jei Vizuojamas, Tvirtinamas arba Patvirtintas - nebebus galimybės to padaryti)

O365 integracija veikia šiuose sistemos dokumentų derinimuose:

• dinaminės pirkimo sistemos kvalifikacijos pirkimo dokumentų derinime,

• dinaminės pirkimo sistemos vertinimo etapo derinime,

• pirkimo plano derinime,

• inicijavime,

• pirkimo dokumentų derinime,

• pirkimo rezultatų derinime,

• sutarties registravimo derinime,

• sutarties keitimuose,

• protokoluose,

• pretenzijose,

• užsakymuose,

• komisijos derinimuose,

• sąskaitų derinime,

• inicijuotos vertės keitimo derinime,

• išplėstinės pažymos derinime