Planas:
Sistemoje einamojo pirkimų plano aplinkoje yra atvaizduojami patvirtinti ir nepatvirtinti pirkimai, rodomos rekomendacijos pirkimo būdo parinkimui. Einamojo pirkimų plano aplinka yra prieinama tik darbo vietos licencijų vartotojams.
Taip pat Sistemoje yra derinamų bei patvirtintų pirkimo planų sąrašai, plano pagal etapus aplinka, kurioje yra pirkimų planas pateikiamas sąrašu, negrupuojant pirkimų pagal BVPŽ kodus bei galima susivesti dinamines pirkimų sistemas:
Einamasis pirkimų planas:
Ši Sistemos dalis skirta suvesti planuojamus pirkimus, kurie bus automatiškai sugrupuoti į atskiras pirkimų grupes pagal pirkimo poreikio pažymoje nurodytus BVPŽ kodo pirmus 3 skaitmenis. Darbų pirkimus sistema leis sugrupuoti specifiškai – pagal objektus. Tokiu būdu bus matoma kiekvienos pirkimų grupės vertė, žinosite, kokį pirkimo būdą galite skirti kiekvienam atskiram konkrečios grupės pirkimui. Taip pat galėsite
pasinaudoti programos teikiamomis rekomendacijomis dėl galimų išimčių taikymo pasirenkant pirkimo būdą.
- Norėdami įvesti naują poreikį spaudžiate žalią mygtuką einamojo poreikio plano lange.
- Naujo poreikio įvedimas su greitaisiais mygtukais.
- Dinaminė poreikio forma kurioje galėsite greitai suvesti visą reikiamą informacija apie pirkimą.
Pirkimo informacija:
...
- Pasirenkame projekta ir užpildome pirkimo plano metus ir kada pildoma informacija.
- Nurodome pirkimo iniciatorių iš pateikto sąrašo (papildoma informacija bus užpildyta automatiškai) ir pirkimo vykdytoja.
- Pažymime ar taikomas gynybos įstatymas.
- Centralizuotas/decentralizuotas laukeliai yra būtini užpildyti.
- Pasirenkame pirkimo būda iš duoti sąrašo:
...
- Nurodome pirkimo pavadinima.
- Iš pateikto BVPŽ kodų sąrašo, pagal paieška surasti kodą atitinkantį pirkimo poreikį, bei galima nurodyti papildomus BVPŽ kodus:
- Pirkimo grupė bus automatiškai užpildyta programos pagal įvestus duomenis, tačiau galima ir koreguoti.
- Nustatome pirkimo kiekį ir matavimo vienetus iš pateikto sąrašo.
- Vertė bus automatiškai apskaičiuota.
- Nurodome finansinį šaltinį, bei sutarties vykdymo trukmę mėnesiais.
- Pažymėdami, kad iš pirkimų plano eilutės bus inicijuojamas ne vienas pirkimas nereikės įvesti pageidajamos sutarties datos ir pirkimo pradžios, kadangi bus dar papildomų pirkimų.
- Nurodome pageidajama sutarties sudarymo data ir programa pati automatiškai apskaičiuos pirkimo pradžios datą ir ketvirtį.
Papildomai galima nurodyti informacija apie pirkimų ataskaitas: ATN 1 - ataskaita po pirkimo, įkėlimai į CVPP.LT, skelbimai ir ATN 3 - metinė ataskaita. Ar pirkimas bus atliekamas per CPO automatiškai užpildomas TAIP. Taip pat galima paspausti mygtuka Žymėti apačioje, dešinėje, kad visus laukelius automatiškai užpildytu NE ir nereikėtu kekvieno atskirai.
Pirkimo Objektas
Pirkimas gali susidaryti iš daugelio dalių (Ex.: Kompiuteriai, Garso technika, Televizoriai...) ir kiekvienas iš jų gali turėti objektą ir parametrus. Objektas tai tikslus poreikio pavadinimas kuriam nustatoma kiekis ir vertė, o parametruose nurodome visą produkto specifikaciją. Taip pat automatiskai paskaičiuoja vertę su PVM, bei visu objektu bendrą sumą. Raudonai pažymėtas mygtukas leidžia vienu paspaudimu išskleisti visų dalių objektus/parametrus.
Komentarai:
Galite rašyti/koreguoti komentarus apie pirkimą, stebėti pokyčių ir tvirtinimų istorijas.
...
Galima pakomentuoti, kada ir kokius pakeitimus padarėte arba kokius pakeitimus, koregavimus reiktu atlikti.
...
Pokyčių istorijoje rodomi visi pakeitimai. Kas, kada pakeitė, koks objektas pakeistas ir kokia nauja reikšmė buvo įvesta.
Tvirtinimų istorijoje rodoma kada ir koks statusas pirkimo buvo pakeistas.
Dokumentai:
...
Įkelti reikiamus/sūsijusius dokumentus su poreikiu Word/Excel/PDF formatais.
Paspaudus ant dokumento pavadinimo galima peržiūrėti dokumento informaija lange esančiame dešinėje. Taip pat galima perkelti informacija esančią dokumente į programą paspaudus mygtuką Perkelti informaciją.
(neveikia peržiurą pdf)
Sujungti pirkimai:
Pateikiama informacija apie sujungtus pirkimus. Galite prijungti naują pradėtą poreikį prie prie jau esamų pirkimų. Nurodoma informacija apie
Norint greitai ir paprastai pridėti daugiau tokių pačių pirkimo objektu tereikia paspausti žalią mygtuką Nauja reikmė ir pasirinkti objektą kokio reikia.
Pirkimo grafikas:
...
Plano būsena
...
Nustatyti pirkimo plano būsenas:
- Skubus,
- Nevykdomas,
- Neįvykęs.
...
Nustatyti planuojama pirkimo pradžia ir programa pati automatiškai apskaičiuos
planuojamą inicijavimo, vykdymo ir stutarties datą.
...
Parodo kiek liko dienų iki planuojamos
sutarties pasirašymo.
Pirkimo procedūra:
Programa automatiškai apskaičiuoja visų objektų nurodyta planuojama vertę, vykdoma vertę ir faktinę vertę ( kokia buvo galutinė kaina ). Taip pat apskaičiuoja ir likutį su PVM ir be PVM, bei sutaupyta vertę (kokia buvo planuojama vertė atėmus faktinę vertę).
Jeigu pirkimo grafike buvo nurodytas pirkimas neivykęs. Programa automatiškai viską apskaičiuoja ir parodo kad pirkimas buvo neivykdytas.
Preliminariu sutarčių sąrašas:
Paspaudus ant sutarties nueinama į Atlikto pirkimo duomenų langą kur pateikiama visa informacija apie alitktą pirkimą, pridėtus dokumentus ir objektus:
...
Viena pirkimo plano eilutė gali būti skirta vienam (tarptautiniam ar supaprastintam) arba keliems tokiems patiems (mažos vertės) pirkimas, turintiems tokį patį pirkimo būdą, BVPŽ kodą, kt., atlikti. Pirkimo plano eilutę galima sukurti keliais būdais:
- Įvedant informaciją rankiniu būdu;
- Kopijuojant esamus pirkimo plano eilutės duomenis;
- Importuojant duomenis iš MS Excel failo.
PLANO EILUTĖS ĮVEDIMAS RANKINIU BŪDU
Naują plano eilutę rankiniu būdu galima įvesti keliose sistemos vietose.
- Skiltyje "Vartotojo poreikiai", paspaudus žalios spalvos
ikoną:
- Planas → Einamasis planas skiltyje, paspaudus žalios spalvos ikoną. Einamąjį planą gali matyti tik darbo vietos licenciją turintys vartotojai.
- Planas → Planas pagal etapus skiltyje paspaudus žalios spalvos ikoną.
Naujo poreikio informacijos užpildymas rankiniu būdu.
Paspaudus žalios spalvos ikoną, atsidariusiame poreikio informacijos užpildymo lange reikalinga užpildyti raudonai apibrauktus privalomus poreikiui sukurti laukus.
Pirkimo poreikio iniciatoriui aktyvūs laukai priklauso nuo turimos rolės ir rolei suteiktų teisių. Rolės teisės ir privalomi pildyti laukai yra nustatomi pagrindinio sistemos administratoriaus.
Kaip sužinoti vartotojo rolei suteiktas teises, skaityti čia: Kaip galiu sužinoti kokios teisės yra suteiktos mano rolei sistemoje?
Tik užpildžius raudonai apibrėžtus laukelius, aktyvuojasi galimybė išsaugoti naujo poreikio informaciją:
Užpildžius visą informaciją ir paspaudus "Išsaugoti" mygtuką - sistema nurodys pranešimą, kuriame galima pasirinkti:
- Baigti - sukuriamas poreikis, be poreikio kurti papildomus poreikius;
- Kurti naują - sukūrus naują poreikį, iš karto aktyvuojasi naujo poreikio kūrimo forma;
- Peržiūrėti - sukuriamas poreikis ir vartotojas iš karto nukreipiamas į sukurto poreikio redagavimo langą.
Sukūrus pirkimo poreikį - jis taps matomas sistemos naudotojams, atsakingiems už pirkimų plano priežiūrą. Poreikio formos redagavimo skiltyje atsakingi vartotojai parinks pirkimo būdą, nustatys pirkimo tipą (ar tai bus centralizuotas, ar decentralizuotas pirkimas) ir pan.
PLANO EILUTĖS SUKŪRIMAS KOPIJUOJANT ESAMUS PIRKIMO PLANO EILUTĖS DUOMENIS
Pirkimą taip pat galima kopijuoti iš einamųjų ar ankstesnių metų pirkimų plano. Įėjus norimos nukopijuoti poreikio formos redagavimo langą ir paspaudus dvigubo pliuso mygtuko ikoną, esančią lango dešinėje, sukuriama pirkimo plano eilutės kopija. Sistema nukopijuoja tiek informacijos, kiek vartotojo rolei suteikta koreguoti informacijos. Nukopijuota informacija, esant poreikiui, gali būti koreguojama. Prie pavadinimo atsiradusį žodį “Kopija” galima ištrinti.
Poreikio "Komentarai" skiltyje sistema įrašys informaciją apie pirkimą, iš kurio buvo atliktas poreikio kopijavimas:
PLANO EILUTĖS SURŪKIMAS IMPORTAVUS MS EXCEL FAILĄ
Apie importavimą skaityti čia: 1.1.3. Pirkimų plano importas, eksportas
...