Kaip ir visuose EcoCost sistemoje esančiuose dokumentų derinimo languose, inicijavimo etape galima prisegti reikalingus dokumentus. Į tą patį dokumentų sąrašą automatiškai įtraukiami ir sistemos sugeneruoti dokumentai.
Inicijavimo etape prisegti dokumentai yra segami į bendrą pirkimo bylą, kuri, po inicijavimo patvirtinimo, pasiekiama pirkimo laiko juostos lange. Visi bylos dokumentai katalogizuojami - priskiriami į atskirus aplankus. Inicijavimo etape prisegti dokumentai įtraukiami į bylos aplanką "Inicijavimo dokumentai".
Dokumento įkėlimas į sistemą
Norint įkelti dokumentą į inicijavimo etapo dokumentų sąrašą, galite tai atlikti:
- Įkeliant pasirinktą dokumentą iš kompiuterio - paspaudus importavimo mygtuką (žalia rodyklė žemyn)
- Generuojant dokumentą sistemoje - sugeneruoti dokumentai automatiškai įtraukiami į dokumentų sąrašą
- Kopijuojant jį iš kito sistemoje esančio pirkimo bylos
Dokumentų kopijavimas iš kito pirkimo
Paspaudus kartojimo mygtuką dokumentų sąrašo viršutiniame kampe - galėsite kopijuoti dokumentą iš kito pirkimo bylos (esančių tik inicijavimo dokumentų aplanke)
Naujame lange galite atlikti pirkimo paiešką pagal numerį ir pavadinimą. Pažymėjus norimą pirkimą pirkimų sąraše, dešinėje pusėje bus pateiktas jo inicijavimo dokumentų sąrašas. Pažymėkite norimą kopijuoti dokumentą (arba spauskite mygtuką "Visi dokumentai", jeigu norite pažymėti ir kopijuoti visus dokumentus) ir spauskite mygtuką "Pridėti".
Dokumentas bus įkopijuotas į jūsų pirkimą:
Visų prisegtų dokumentų atsisiuntimas į kompiuterį
Paspaudus suglaudinimo mygtuką, visi sąraše esantys dokumentai bus atsiųsti į jūsų kompiuterį ir išsaugoti ant darbalaukio aplanke, pavadintame pirkimo numeriu ir pavadimu:
Faile Informacija.txt pateikiama dokumentų sąrašo informacija: išvardinti inicijavime prisegti dokumentai, bei koks vartotojas ir kada juos prisegė:
Dokumento peržiūra
Paspaudus ant dokumento sąraše, sistemoje atidaroma skiltis su dokumento peržiūra, detalia jo prisegimo informacija ir galimais veiksmais su dokumentu.
Po dokumento pavadinimu rašoma informacija apie jo kilmę: ar jis buvo sugeneruotas sistemoje, ar prisegtas vartotojo, prisegimo laikas ir data:
Jeigu dokumentas yra .pdf, .jpg arba .png formatu, sistemoje galima jo peržiūra. Jeigu prie sistemos jungiatės per FileMaker Pro, kad galėtumėte peržiūrėti .pdf dokumentus, jūsų kompiuteryje turi būti įrašyta PDF failų skaitymo programa. (Rekomenduojama: Adobe Acrobat Reader)
Jeigu dokumentas yra .doxc ar .xlsm formatais, sistemoje nėra galimybės atlikti jo pilnos peržiūros. Susipažinimui su dokumentu yra atvaizduojama pirmieji dokumento 3000 simbolių. Pilnai dokumento peržiūrai galite atsisiųsti dokumentą į savo kompiuterį ir atsidaryti jį per Microsoft Office 365 programas.
Dokumento trynimas
Galite ištrinti dokumentą, jeigu turėsite tam teisę - matysite dokumento trynimo mygtuką:
Dokumentą ištrinti galite, jeigu:
- Dokumentas dar nėra patvirtintas (Patvirtintus dokumentus gali trinti tik SuperAdmin teisę turintis vartotojas)
- Jūsų vartotojas įkėlė norimą ištrinti dokumentą.
Ištrynus (arba įkėlus) dokumentą, "Eigoje" įrašomas komentaras su informacija, kas buvo atlikta su dokumentu:
Neaktualus dokumentas
Jeigu nenorite (ar negalite) ištrinti dokumento, galite jį pažymėti "Neaktualiu". Po dokumento peržiūros langu pasirinkite "Aktualus: Ne".
Neaktualūs dokumentai nėra ištrinami iš dokumentų sąrašo. Jie yra perkeliami į sąrašo pabaigą ir žymimi pilkos spalvos šriftu:
Patvirtinti dokumentai
Patvirtinti dokumentai sąraše žymimi žalia varnele. Tai reiškia, kad dokumentas buvo patvirtintas kartu su inicijavimo patvirtinimu.
...
| Excerpt | ||
|---|---|---|
| ||
Veiksmai, kuriuos atlieka sistema
Sistema suteikia galimybes redaguoti MS Office dokumentus, neišeinant iš sistemos. Ši galimybė realizuota integruojant EcoCost sistemą ir MS Office 365 paslaugas. EcoCost sistema vartotojo įkeltus dokumentus arba sistemoje sukurtus dokumentus perkelia į Office 365 paslaugas vartotojo vardu bei suteikia prieigą prie šių dokumentų tik vartotojams esantiems derinimo eigoje.
Veiksmai, kuriuos atlieka vartotojai
| Nr. | Veiksmas | Dabartinio derintojo rolė | Derintojo rolė | Super administratoriaus rolė |
|---|---|---|---|---|
| 1. | Prisijungimas prie MS Office 365 paskyros |  | | |
| 2. | Dokumentų įkėlimas į Microsoft Office 365 redagavimui sistemoje |
| | |
| 3. | Dokumento peržiūra ir redagavimas | | | |
| 4. | Vartotojo priskyrimas prie MS Office365 grupės | | | |
Organizacijos, kurios turi EcoCost integraciją su Microsoft Office 365 - gali sistemoje redaguoti .docx ir .xlsx dokumentus. Tokiu atveju šie dokumentai yra saugomi EcoCost sistemoje ir tuo pačiu Microsoft Share Point - specialiai konkrečiam pirkimui sukurtoje laikinoje, dokumentų redagavimui skirtoje, byloje. Kai dokumentų rinkinys yra patvirtinamas, sistema automatiškai išsaugo buvusius redaguojamus dokumentus .pdf formatu, įsega juos į EcoCost sistemos dokumentų bylą ir ištrina iš Microsoft Share Point bylos. Taip, po patvirtinimo, dokumentai nebegali būti redaguojami.
...
1. Vartotojo prisijungimas prie Microsoft Office 365 paskyros
Kad vartotojas galėtų redaguoti dokumentus sistemos lange, jis turi būti prisijungęs prie savo MS Office 365 paskyros. Tam reikia, kad vartotojo el.pašto adresas sutaptų su MS Office 365 paskyros vartotojo el.paštu. Prisijungti prie MS Office 365 paskyros galite dviem būdais:
- Po prisijungimo prie EcoCost iškart pateikiamame lange;
- EcoCost vartotojo profilyje.
1. Prisijungus prie EcoCost, jums pateikiamas pranešimas su pasiūlymu prisijungti prie MS Office 365 paskyros. Paspaudus mygtuką "Prisijungti" bus atidarytas jūsų kompiuterio numatytosios interneto naršyklės langas:
Prijungimas prie jūsų MS Office 365 paskyros vyksta automatiškai. Apie sėkmingą prisijungimą, būsite informuoti pranešimu: "Sėkmingai prisijungta". Galite uždaryti interneto naršyklės langą ir tęsti darbą EcoCost sistemoje.
Prie MS Office 365 paskyros galite prisijungti ir vėliau, jau dirbdami EcoCost sistemoje. Prisijungimo mygtuką "Prisijungti prie Office 365" rasite "Mano profilio" skiltyje. Toliau prisijungimo procesas yra analogiškas, kaip ir jungiantis pirmuoju būdu.
...
2. Dokumentų įkėlimas į Microsoft Office 365 redagavimui sistemoje
Kad EcoCost sistemoje įkelti dokumentai galėtų būti redaguojami, reikia, kad pirkimas turėtų sukurtą bylą ir Microsoft Office 365 aplinkoje. Tokia byla sukuriama automatiškai, kai:
- Vartotojas yra prisijungęs prie MS Office 365 paskyros (privaloma);
- Inicijavimo metu;
- Įkeliant dokumentą .docx arba .xlsm fomatu;
- Pradedant derinimą.
Kai ruošiamas derinti (arba jau derinamas) pirkimo dokumentų rinkinys turi sukurtą virtualią MS Office 365 bylą, tokie derinimai žymimi MS Office 365 simboliu:
Jeigu dokumentas yra įkeltas į Microsoft Office 365 bylą, jis dokumentų sąraše žymimas MS Office 365 simboliu. Sąraše pažymėjus tokį dokumentą, jo peržiūros lange galėsite iškart redaguoti dokumentą, neatsisiunčiant jo į savo kompiuterį.
Visi teksto redagavimai išsaugomi automatiškai. Išsaugojimo statusas matomas redaguojamo dokumento peržiūros lango viršuje.
Jeigu dokumentas nėra įkeltas į Office 365 (sąraše ties jo pavadinimu nėra Office 365 simbolio) ir jūsų vartotojas yra prisijungęs prie Office 365, galite įkelti dokumentą į Office 365, paspaudus mygtuką "Įkelti dokumentą į "Office 365".
Jeigu dokumentas yra įkeltas į Office 365 (sąraše ties jo pavadinimu yra Office 365 simbolis), bet jo peržiūros lange negalimas dokumento redagavimas, galite įjungti jo redagavimą paspaudus mygtuką "Redaguoti":
...
3. Dokumentų derinimas su galimybe redaguoti per Microsoft Office 365
Pradedant derinimą yra sukuriama (jeigu dar nebuvo sukurta) Office 365 aplinka. Dokumentų derinimo eigoje įtraukti vartotojai, kurie gali redaguoti bylos dokumentus per Office 365, žymimi Office 365 simboliu:
...
Dokumentų redagavimas per Office 365 prisijungus prie EcoCost per interneto naršyklę
Jeigu vartotojas prisijungęs prie sistemos per interneto naršyklę, kad galėtų redaguoti derinamus dokumentus per Office 365, turi paspausti mygtuką "Redaguoti dokumentą Office 365".
Redagavimui bus atidarytas naujas interneto naršyklės skirtukas:
4. Pridėti vartotoją prie MS Office365 grupės
Jeigu vartotojas neturi galimybės matyti ir redaguoti Office dokumento, gali būti, kad jam nėra suteikia tokia teisė. Norint, kad derinimo eigos vartotojas galėtų redaguoti dokumentus per Office 365, derinimo eigoje ties juo paspauskite pridėjimo mygtuką (pats vartotojas šio mygtuko nemato).
Redagavimo per Office 365 teisės
Redaguoti dokumentus gali tik vartotojai, įtraukti į Office 365 pirkimo dokumentų rinkinio derinimo grupę. Vartotojai į šią grupę yra įtraukiami ją sukuriant, jeigu iš Office 365 gaunamas patvirtinimas, kad vartotojas, tokiu el. pašto adresu, koks yra nurodytas EcoCost sistemoje, yra tarp organizacijos Office 365 vartotojų. Priklausomai nuo dokumentų rinkinio derinimo statuso, į šią grupę įtraukiami vartotojai:
- Kai dokumentų rinkinio statusas "Rengiamas", "Grąžintas":
- Iniciatorius;
- Dokumentą įkėlęs vartotojas;
- SuperAdmin.
- Pirkimo vykdytojas (Inicijavimo dokumentų rinkiniui negalioja, nes pirkimo vykdytojas nebūtinai bus nurodytas)
- Kai dokumentų rinkinio statusas "Derinamas":
- Iniciatorius;
- SuperAdmin;
- Derintojai;
- Pirkimo vykdytojas (Inicijavimo dokumentų rinkiniui negalioja, nes pirkimo vykdytojas nebūtinai bus nurodytas)
- Kai dokumentų rinkinio statusas "Patvirtintas" - Office 365 grupė būna ištrinta. Patvirtintų dokumentų redagavimas nebegalimas.
Kas gali pradėti derinimą, kai pirkimo dokumentai turi "Office 365" dokumentų grupę?
Kai dokumentų rinkinio statusas "Rengiamas", mygtuką "Pradėti derinimą" matys tik vartotojas, esantis "Office 365" grupėje. Jeigu į grupę nebuvo įtraukta papildomų vartotojų, automatiškai yra įtraukiami šie vartotojai:
pirkimą inicijavęs vartotojas,
- inicijavimo paraiškoje nurodytas iniciatorius (jeigu jis nesutampa su pirkimą inicijavusiu vartotoju, arba buvo pakeistas vartotojo, kuris buvo "Office 365" grupėje)
SuperAdmin
- Vartotojas, kurio nustatymuose pažymėta, kad jis yra "Ar O365 administratorius?"
Taip pat svarbu paminėti, kad redaguoti įkeltus dokumentus galima, kurie yra įkelti vartotojų .docx formatu ir derinimo statusas yra Rengiamas arba Derinamas (jei Vizuojamas, Tvirtinamas arba Patvirtintas - nebebus galimybės to padaryti)
O365 integracija veikia šiuose sistemos dokumentų derinimuose:
dinaminės pirkimo sistemos kvalifikacijos pirkimo dokumentų derinime,
dinaminės pirkimo sistemos vertinimo etapo derinime,
pirkimo plano derinime,
inicijavime,
pirkimo dokumentų derinime,
pirkimo rezultatų derinime,
sutarties registravimo derinime,
sutarties keitimuose,
protokoluose,
pretenzijose,
užsakymuose,
komisijos derinimuose,
sąskaitų derinime,
inicijuotos vertės keitimo derinime,
išplėstinės pažymos derinime