Kaip ir visuose EcoCost sistemoje esančiuose dokumentų derinimo languose, inicijavimo etape galima prisegti reikalingus dokumentus. Į tą patį dokumentų sąrašą automatiškai įtraukiami ir sistemos sugeneruoti dokumentai.
Inicijavimo etape prisegti dokumentai yra segami į bendrą pirkimo bylą, kuri, po inicijavimo patvirtinimo, pasiekiama pirkimo laiko juostos lange. Visi bylos dokumentai katalogizuojami - priskiriami į atskirus aplankus. Inicijavimo etape prisegti dokumentai įtraukiami į bylos aplanką "Inicijavimo dokumentai".
Dokumento įkėlimas į sistemą
Norint įkelti dokumentą į inicijavimo etapo dokumentų sąrašą, galite tai atlikti:
- Įkeliant pasirinktą dokumentą iš kompiuterio - paspaudus importavimo mygtuką (žalia rodyklė žemyn)
- Generuojant dokumentą sistemoje - sugeneruoti dokumentai automatiškai įtraukiami į dokumentų sąrašą
- Kopijuojant jį iš kito sistemoje esančio pirkimo bylos
Dokumentų kopijavimas iš kito pirkimo
Paspaudus kartojimo mygtuką dokumentų sąrašo viršutiniame kampe - galėsite kopijuoti dokumentą iš kito pirkimo bylos (esančių tik inicijavimo dokumentų aplanke)
Naujame lange galite atlikti pirkimo paiešką pagal numerį ir pavadinimą. Pažymėjus norimą pirkimą pirkimų sąraše, dešinėje pusėje bus pateiktas jo inicijavimo dokumentų sąrašas. Pažymėkite norimą kopijuoti dokumentą (arba spauskite mygtuką "Visi dokumentai", jeigu norite pažymėti ir kopijuoti visus dokumentus) ir spauskite mygtuką "Pridėti".
Dokumentas bus įkopijuotas į jūsų pirkimą:
Visų prisegtų dokumentų atsisiuntimas į kompiuterį
Paspaudus suglaudinimo mygtuką, visi sąraše esantys dokumentai bus atsiųsti į jūsų kompiuterį ir išsaugoti ant darbalaukio aplanke, pavadintame pirkimo numeriu ir pavadimu:
Faile Informacija.txt pateikiama dokumentų sąrašo informacija: išvardinti inicijavime prisegti dokumentai, bei koks vartotojas ir kada juos prisegė:
Dokumento peržiūra
Paspaudus ant dokumento sąraše, sistemoje atidaroma skiltis su dokumento peržiūra, detalia jo prisegimo informacija ir galimais veiksmais su dokumentu.
Po dokumento pavadinimu rašoma informacija apie jo kilmę: ar jis buvo sugeneruotas sistemoje, ar prisegtas vartotojo, prisegimo laikas ir data:
Jeigu dokumentas yra .pdf, .jpg arba .png formatu, sistemoje galima jo peržiūra. Jeigu prie sistemos jungiatės per FileMaker Pro, kad galėtumėte peržiūrėti .pdf dokumentus, jūsų kompiuteryje turi būti įrašyta PDF failų skaitymo programa. (Rekomenduojama: Adobe Acrobat Reader)
Jeigu dokumentas yra .doxc ar .xlsm formatais, sistemoje nėra galimybės atlikti jo pilnos peržiūros. Susipažinimui su dokumentu yra atvaizduojama pirmieji dokumento 3000 simbolių. Pilnai dokumento peržiūrai galite atsisiųsti dokumentą į savo kompiuterį ir atsidaryti jį per Microsoft Office 365 programas.
Dokumento trynimas
Galite ištrinti dokumentą, jeigu turėsite tam teisę - matysite dokumento trynimo mygtuką:
Dokumentą ištrinti galite, jeigu:
- Dokumentas dar nėra patvirtintas (Patvirtintus dokumentus gali trinti tik SuperAdmin teisę turintis vartotojas)
- Jūsų vartotojas įkėlė norimą ištrinti dokumentą.
Ištrynus (arba įkėlus) dokumentą, "Eigoje" įrašomas komentaras su informacija, kas buvo atlikta su dokumentu:
Neaktualus dokumentas
Jeigu nenorite (ar negalite) ištrinti dokumento, galite jį pažymėti "Neaktualiu". Po dokumento peržiūros langu pasirinkite "Aktualus: Ne".
Neaktualūs dokumentai nėra ištrinami iš dokumentų sąrašo. Jie yra perkeliami į sąrašo pabaigą ir žymimi pilkos spalvos šriftu:
Patvirtinti dokumentai
Patvirtinti dokumentai sąraše žymimi žalia varnele. Tai reiškia, kad dokumentas buvo patvirtintas kartu su inicijavimo patvirtinimu.
Jeigu inicijavimo patvirtinimas buvo atšauktas, ir dokumentų derinimo statusas yra "Grąžintas", pirmuoju derinimu patvirtinti dokumentai vis vien yra išsaugomi ir lieka patvirtinti. Kiekvienas naujas tvirtinimas sugeneruos ir patvirtins atkskirą inicijavimo pažymą PDF formatu.Organizacijos, kurios turi EcoCost integraciją su Microsoft Office 365 - gali sistemoje redaguoti .doxc ir .excel dokumentus. Tokiu atveju šie dokumentai yra saugomi EcoCost sistemoje ir tuo pačiu MS Share Point - specialiai konkrečiam pirkimui sukurtoje laikinoje redagavimui skirtoje byloje. Kai dokumentų rinkinys yra patvirtinamas, sistema automatiškai išsaugo buvusius redaguojamus dokumentus .pdf formatu, įsega juos į EcoCost sistemos dokumentų bylą ir ištrina iš Microsoft Office bylos. Taip po patvirtinimo dokumentai nebegali būti redaguojami.
...
Vartotojo prisijungimas prie Microsoft Office 365 paskyros
Kad vartotojas galėtų redaguoti dokumentus sistemos lange, jis turi būti prisijungęs prie savo MS Office 365 paskyros. Tam reikia, kad vartotojo el.pašto adresas sutaptų su MS Office 365 paskyros vartotojo el.paštu. Prisijungti prie MS Office 365 paskyros galite dviem būdais:
- Po prisijungimo prie EcoCost iškart peteikiamame lange
- EcoCost vartotojo profilyje
1.Prisijungus prie EcoCost, jums pateikiamas pranešimas su pasiūlymu prisijungti prie MS Office 365 paskyros. Paspaudus mygtuką "Prisijungti" bus atidarytas jūsų kompiuterio numatytosios interneto naršyklės langas.
Prijungimas prie jūsų MS Office 365 paskyros vyksta automatiškai. Apie sėkmingą prisijungimą, būsite informuoti pranešimu: "Sėkmingai prisijungta". Galite uždaryti interneto naršyklės langą ir tęsti darbą EcoCost sistemoje.
2. Prie MS Office 365 paskyros galite prisijungti ir vėliau, jau dirbdami EcoCost sistemoje. Prisijungimo mygtyką "Prisijungti prie Office 365" rasite "Mano profilio" skiltyje. Toliau prisijungimo procesas yra analogiškas, kaip ir jungiantis pirmuoju būdu.
...
Dokumentų įkėlimas į Microsoft Office 365 redagavimui sistemoje
Kad EcoCost sistemoje įkelti dokumentai galėtų būti redaguojami, reikia, kad pirkimas turėtų sukurtą bylą ir Microsoft Office 365. Tokia byla sukuriama automatiškai, kai:
- Vartotojas yra prisijungęs prie MS Office 365 paskyros (privaloma)
- Inicijavimo metu
- Įkeliant dokumentą .docx arba .xlsm fomatu
- Pradedant derinimą
Kai ruošiamas derinti (arba jau derinamas) pirkimo dokumentų rinkinys turi sukurtą virtualią MS Office 365 bylą, tokie derinimai žymimi MS Office 365 simboliu:
Jeigu dokumentas yra įkeltas į Microsoft Office 365 bylą, jis dokumentų sąraše žymimas MS Office 365 simboliu. Sąraše pažymėjus tokį dokumentą, jo peržiūros lange galėsite iškart redaguoti dokumentą, neatsisiunčiant jo į savo kompiuterį. Visi teksto redagavimai išsaugomi automatiškai. Išsaugojimo statusas matomas redaguojamo dokumento peržiūros lango viršuje.
