Šie punktai yra skirti nustatyti, kaip atliksite pirkimą EcoCost sistemoje. Prieš atsakant į juos, būtina žinoti:
- kiek pirkimo procedūrų bus atliekama pagal šią inicijavimo paraišką (16 p.)?;
- ar sistemoje atliksite/fiksuosite pasiūlymų vertinimo procesą (17 p.)?
16. Ar bus atliekami keli pirkimai pagal šią inicijavimo paraišką metų eigoje?
Nustatymas "Metų eigoje" yra skirtas tik mažos vertės pirkimams (išimtis - iš/per CPO pirkimo būdas), kai inicijuojamo pirkimo vertė bus išperkama per keletą pirkimų einamųjų metų eigoje ir nėra aišku, kiek tokių pirkimų bus, ir ar iš vieno ar daugiau tiekėjų bus perkama.
Pasirinkus šį procedūros tipą, t.y., atsakymą pažymėjus "Taip", sistema atlikus pirkimo procedūrą leis registruoti tik žodines sutartis (sąskaitas) (Išimtis: kai pirkimo būdas iš/per CPO šiuo atveju sistema leis registruoti sutartį raštu), kol užteks inicijuotos pirkimo vertės likučio.
Šiuo atveju 17 p. automatiškai bus pažymimas "Nesisteminis", kadangi sistemoje vienai inicijuotai paraiškai sukurtoje aplinkoje yra nefiksuojamos pirkimo atlikimo procedūros - nėra žymimos pagrindinės pirkimo atlikimo datos (kvietimo išsiuntimo, pasiūlymų gavimo bei laimėtojo nustatymo datos). Prie šios paraiškos yra registruojamos tik su tiekėjais sudarytos žodinės sutartys (sąskaitos).
"Metų eigoje" atliekami pirkimai negali būti skaidomi į dalis. Jeigu inicijavimo paraiškos objekto skiltyje jau sukūrėte daugiau kaip 1 dalį, pirkimo vykdyti “Metų eigoje“ negalėsite. Kiekviena užregistruota žodinė sutartis bus traktuojama kaip atskiras pirkimas, kiekvienai iš jų registravimo metu, galėsite užpildyti atsakymus į ATN-3 ataskaitos klausimus.
Sistemoje nėra galimybės įvesti "Metų eigoje" atliekamų pirkimų pasiūlymų gavimo bei vertinimo informaciją, kadangi šio tipo pirkimai yra vykdomi žodžiu. Atlikus pirkimą fiksuojamas tik jo rezultatas.
Pasirinkus tokį procedūros tipą - inicijuota vertė nėra koreguojama.
Patvirtinus inicijavimo paraišką - pirkimo kortelė KanBan lentoje (Vykdymas > Vykdomų pirkimų progresas) į “V. Pirkimo baigimas" (Sutarties sudarymas etapą. Šios pirkimų kortelės pažymimos žalios spalvos vežimėlio ikona. Paspaudus ant jos galima registruoti sudarytas sutartis žodžiu (sąskaitas). Sąskaita, kaip pirkimo pabaigos rezultatas, užfiksuojama atliktų pirkimų žurnale.
Jeigu viena paraiška yra skirta vienai pirkimo procedūrai - 16 p. žymima "Ne". Šiuo atveju 17 p. galima rinktis du variantus - sisteminį/nesisteminį pirkimo vykdymo būdą, kurie skiriasi tik IV etapo "Pasiūlymų vertinimas" fiksuojamu informacijos kiekiu.
Papildomai: 2.1.1.3. Keli pirkimai pagal vieną inicijavimo paraišką - "Metų eigoje"
17. Pirkimo vykdymo būdas sistemoje
Pasirinkimas: Sisteminis/Nesisteminis nustato, kaip bus atliekamas tiekėjų pasiūlymų vertinimas sistemoje. Šį pasirinkimą, po inicijavimo patvirtinimo, galima keisti pirkimo laiko juostoje iki pasiūlymų vertinimo etapo. Tokią teisę turi: Pirkimo vykdytojas ir SuperAdmin teisę turintis vartotojas.
Sisteminis pirkimo vykdymo būdas leidžia įvesti tiekėjų pasiūlymo informaciją į sistemą bei sugeneruoti reikalingus dokumentus. Šio proceso metu yra fiksuojamos pagrindinės pirkimo vykdymo procedūrų datos bei pasiūlymų vertinimo informacija.
Sisteminiai pirkimai gali būti dviejų detalumo lygių (jį galėsite pasirinkti pradedant pasiūlymų vertinimo etapą):
- Detalūs – atliekamas vertinimas su komisija - pateikiama informacija apie gautus pasiūlymus, atliekamas administracinis, techninis pasiūlymo vertinimai, nustatoma, ar yra kainos skaičiavimo klaidų, ar kaina nėra neįprastai maža, ar tiekėjas tenkina keltus kvalifikacinius reikalavimus, sudaroma pasiūlymų eilė, generuojami visų pasiūlymų vertinimo procesų protokolai, pranešimai, paklausimai teikėjams, kt.;
- Nedetalūs – komisija vertinime nedalyvauja - pateikiama informacija apie gautus pasiūlymus ir sudaroma pasiūlymų eilė.
Nesisteminis pirkimo vykdymo būdas leidžia tik fiksuoti informaciją apie pirkimo rezultatą (sudarytą sutartį arba pirkimo neįvykimo priežastį). Šio proceso metu yra fiksuojamos tik pagrindinės pirkimo vykdymo procedūrų datos. Pasiūlymų vertinimo etapas sistemoje neatliekamas.
17. Laukelis yra neaktyvus, jeigu:
- Į 16. punktą atsakėte "Taip" - vykdysite pirkimą "Metų eigoje";
- Vykdysite pirkimą iš/per CPO.
Sistemoje galima nustatyti, kad visi vykdomi pirkimai yra "sisteminiai":
Nustatymai > Moduliai > Vykdymas > Inicijavimo nustatymai > Bendra informacija
Pirkimus pagal jų vykdymo būdą sistemoje galima filtruoti vykdymo Kanban lentoje (Vykdymas > Vykdomų pirkimų progresas > Papildomi filtrai (piltuvėlio ikona):
