Objektų asortimento sudarymas
Į sutartį objektai perkeliami iš pirkimo procedūros (jei procedūroje buvo įvesti). Perkeliama visa informacija, kuri buvo įvesta apie objektą:
pavadinimas;
mato vienetas;
kiekis;
įkainiai;
produkto pavadinimas ir kodas.
Objektų, įkeltų iš sutarties registravimo informaciją redaguoti gali tik sutarties administratorius ir Super Admin teises turintys vartotojai.
Įvesti objektai bus matomi kataloge, kategorijoje, kuriai bus priskirta sutartis.
Norint, kad konkretus objektas nebūtų matomas katalogo kategorijoje, jį galima deaktyvuoti (2 pav.).
Sutarties papildymas naujais objektais
Sistemoje yra galimybė sutartį papildyti objektais (sukurti naujus). Objektų kūrimą galima atlikti dviem būdais:
rankinis objekto kūrimas;
automatinis objektų importavimas.
Objektų kūrimas rankiniu būdu
Sutarties objektų skiltyje rankiniu būdu galima sukurti objektų grupių, objektų ir parametrų.
Naujos objektų grupės kūrimas
Norint sutarties daliai pridėti objektų grupę, spaudžiamas mygtukas “Nauja objektų grupė“ (3 pav.). Susikuria nauja, tuščia objektų grupė su objektu (4 pav.). Naujoje objektų grupėje galima įvesti pavadinimą, o jos objektuose - objekto pavadinimą, mato vienetus, kiekį ir tiekėjo pasiūlymų vertes.
Naują objektų grupę galima pridėti bet kuriai daliai.
Naujo objekto kūrimas
Naujus objektus galima kurti visoms dalims ir objektų grupėms, prie jų kairiuoju pelės klavišu spaudžiant mėlyną pliusą “Naujas objektas“ (5 pav.). Kairiuoju pelės klavišu paspaudus mygtuką sukuriama nauja, tuščia eilutė objekto informacijai įvesti: pavadinimui, mato vienetams, kiekiui ir tiekėjo pasiūlymo vertes.
Naujo parametro kūrimas
Parametrus galima pridėti visiems objektams, kairiuoju pelės klavišu paspaudus žalią pliusą prie objekto “Naujas parametras“ (6 pav.). Paspaudus mygtuką sukuriama nauja, tuščia eilutė parametro informacijai įrašyti. Sukūrus parametrą galima įvesti jo turinį (specifikaciją).
Objektų importavimas į dalį
Objektų skiltyje kurti naujus objektus galima ir automatiniu būdu po kelis iš karto su jau užpildytais duomenimis.
Objektų importavimas - importuojami nauji objektai į konkrečią pasirinktą sutarties dalį su pavadinimais, mato vienetais, kiekiais, kainomis, produktų kodais ir pavadinimais.
Norint importuoti objektus į dalį, reikalinga atsiųsti importavimo šabloną, kurį užpildžius norimais duomenimis bus galima atlikti importavimą. Šablonų atsisiuntimui spaudžiamas mygtukas “Sutarties objektų importavimo šablonas“.
Paspaudus šablono importavimo mygtuką, šablonas atsivers automatiškais, *.xlsx formatu. Atsivėrusioje formoje galima suvesti norimus duomenis. Prieš uždarant formą, būtina ją išsaugoti.
Excel forma skirta objektų importavimui:
Atsivėrusiame šablone matomi vienuolika stulpelių (8 pav.):
Objekto grupės numeris (įvedamas paskutinis grupės numerio skaičius į kurį norima importuoti. Pvz.: 1.3. objektų grupė, į importavimo šablono laukelį bus įvedamas 3);
Objekto numeris (įvedamas paskutinis objekto numerio skaičius);
Parametro numeris (įvedamas paskutinis objekto numerio skaičius);
Pavadinimas - skirtas objekto grupės, objekto ar parametro pavadinimui įvesti;
Vnt. Kaina be PVM - įvedami objekto įkainiai (objektų grupėms ir parametrams laukelis paliekamas tuščias);
PVM - įvedamas pvm dydis dešimtaine išraiškai (pvz.: jei pvm 21%, į laukelį rašoma 0,21);
Vnt. Kaina su PVM - įvedami objekto įkainiai (objektų grupėms ir parametrams laukelis paliekamas tuščias);
Mato vienetas - objekto mato vieneto įvedimui (objektų grupėms ir parametrams laukelis paliekamas tuščias);
Kiekis - konkretaus objekto kiekis (objektų grupėms ir parametrams laukelis paliekamas tuščias).
Produkto kodas - konkretaus objekto produkto kodas (objektų grupėms ir parametrams laukelis paliekamas tuščias);
Produkto pavadinimas - konkretaus objekto produkto pavadinimas (objektų grupėms ir parametrams laukelis paliekamas tuščias);
Užpildomi duomenys apie objektą. Baigus vesti informaciją, šablonas išsaugomas. Saugojimo metu galima pakeisti šablono pavadinimą (išsaugant naudojama Save as… funkcija).
Prie dalies į kurią norima importuoti objektus spaudžiamas mygtukas “Importuoti“. Pasirenkamas norimas veiksmas:
Importuoti - sukurti naujus objektus;
Atnaujinti - atnaujinti jau esamus objektus, pagal numerius įvestu į importavimo šabloną;
Atšaukti - nutraukti importavimo procesą.
Atsivėrusiame lange surandamas ir pasirenkamas šablonas su išsaugotais duomenimis ir spaudžiama “Open/Atverti“. Importavimo metu šablonas turi būti uždarytas.
“Specify import order“ lange pirmasis įrašas turi būti nustatytas kaip “Use as field names“ (programa pagal tai atpažins stulpelių pavadinimus ir įrašys duomenis į reikiamus laukelius), spaudžiamas mygtukas “Import“.
Atveriamas pranešimo langas, kuriame rodoma, kiek įrašų importuojama. Šiuo atveju importuotas 1 įrašas, kadangi šablone buvo užpildyta informacija vienam objektui sukurti. Spaudžiamas mygtukas “Ok“.
Dalyje, į kurią buvo importuojama informacija, atsiranda nauji objektai su įvestais pavadinimas, mato vienetais ir kiekiais. Pavyzdyje matomi sukurti keturi nauji objektai. Naujiems objektams galima įvesti tiekėjų pasiūlymų vertes.
Esamų objektų redagavimas
Matomą objekto informaciją galima įvesti naujai, ją keisti arba ištrinti. Pavadinimo, kiekio, mato vieneto redagavimą galima atlikti tik tiems objektams, kurie asortimente sukurti naujai. Objektų informacija, kuri buvo perkelta iš sutarties registravimo, yra neredaguojama.
Norint pakeisti laukelio informaciją, ant jo spaudžiama kairiuoju pelės klavišu. Laukelis pasižymi ir tampa aktyvus, jame ima mirksėti žymeklis. Įvedus tekstą ar vertę kairiuoju pelės klavišu spaudžiama bet kur, tuščioje lango vietoje, arba ant kito laukelio ir įvesta informacija įrašoma į laukelį.
Objektų trynimas
Trinti galima tik objektus, kurie yra įvesti ranka arba importuoti po preliminarios sutarties sudarymo. Objektai į asortimentą perkelti registruojant sutartį negali būti ištrinami.
Norint ištrinti objektą, eilutėje prie jo, kairiuoju pelės klavišu spaudžiamas mygtukas su raudonos šiukšliadėžės simboliu “Ištrinti“. Objektas bus pašalintas iš asortimento su visa informacija, kuri jam buvo įvesta. Ištrinant objektą bus ištrinti ir kiti jam priklausantys elementai.
Trynimą gali atlikti visi vartotojai, kurie gali patekti į sutartį išskyrus sutarties dalyvį, kurio pareigos yra “Stebėtojas“.
Pasiūlymo kainų įvedimas
Verčių redagavimas galimas visiems objektams (pvz.: įvedant atnaujintą tiekėjo pasiūlymą).
Tiekėjas, kurio pasiūlymus norima matyti, parenkamas iš sąrašo asortimento lango viršuje, paspaudus mėlyną mygtuką su rodykle žemyn, prie užrašo “Tiekėjas“. Sąraše rodomi tik tiek tiekėjai, kurie yra įtraukti į preliminarią sutartį.
Vertės atvaizduojamos pagal pasirinktą tiekėją (atvaizduojami pasirinkto tiekėjo pasiūlymai), jas galima redaguoti. Tiekėjas, kurio pasiūlymus norima matyti, parenkamas iš sąrašo asortimento lango viršuje, paspaudus mėlyną mygtuką su rodykle žemyn. Sąraše rodomi tik tiek tiekėjai, kurie yra įtraukti į preliminarią sutartį.
Norint nustatyti PVM tarifą - kairiuoju pelės klavišu spaudžiama ant mėlynos rodyklės PVM stulpelyje ir pasirenkama reikšmė iš sąrašo. Jei norima įvesti nestandartinį PVM tarifą, iš sąrašo pasirenkama “Other…“ (ši funkcija aktyvi tik darbo vietos licencijos vartotojams) ir įvedamas norimas tarifas dešimtaine išraiška, t. y., jei norima įvesti 16% tarifą, laukelyje reikia įrašyti 0,16.
Susitvarkius objektų struktūra ir užpildžius objektų vertes galima pradėti išpirkinėti preliminarią sutartį.