Visų sistemos dokumentų derinimo lango išdėstymo struktūra vienoda. Pagrindiniai derinimo elementai yra:
- Statusas - kairiajame viršutiniame kampe rodomas derinimo statusas (paveikslėlyje pažymėta nr.: 1).
- Derintojai - kairėje lango pusėje, po prisegtų dokumentų sąrašu pateikiamas derintojų sąrašas (paveikslėlyje pažymėta nr.: 2).
- Derinimo veiksmų mygtukai - dešiniajame viršutiniame lango kampe rasite su derinimu susijusių veiksmų mygtukus (paveikslėlyje pažymėta nr.: 3). Derinimo veiksmų mygtukai yra skirti derintojams suderinti, perduoti ar atmesti derinimą.
- Išsamus derinimo eigos sąrašas - Derintojų sąraše paspaudus išskeidimo mygtuką, atidaromas išsamus derinimo peržiūros langas, kuriame galite pridėti ar keisti derintojus (paveikslėlyje pažymėta nr.: 5).
- Eiga - dešinėje lango pusės skiltyje "Eiga" rasite sisteminius komentarus, fiksuojančius veiksmus, kurie buvo atlikti šame dokumentų rinkinio derinime (paveikslėlyje pažymėta nr.: 4).
Derinimo statusas
Derinimo statusas priklauso nuo derintojų veiksmų ir atspindi kokiame derinimo etape yra derinimas.
| Sistemos vaizdas | Statusas | Derinimo etapas |
|---|---|---|
| Rengiamas | Dokumentų rinkinys yra rengiamas - jis laisvai redaguojamas. |
 | Derinamas | Iniciatorius, ar kitas vartotojas, pradėjo derinimą paspausdamas mygtuką "Pradėti derinimą". Inicijavimo derinimo lango informacija galima redaguoti pagal derinimo žingsnio nustatymuose suteiktas teises (vartotojas matys "pieštuką" ties tais punktais, kuriuos turės teisę redaguoti):
Ne inicijavimo derinimuose derintojų teisės, atskirų laukelių redagavimui, nėra išskiriamos. Ar derintojas gali redaguoti pirkimo informaciją, priklauso nuo derinimo schemos etapo nustatymų. |
| Vizuojamas | Derinimas yra vizavimo etape. Laukelių redagavimo galimybė priklauso nuo derinimo schemos nustatymų. |
| Tvirtinamas | Derinimas yra tvirtinimo etape. Laukelių redagavimo galimybė priklauso nuo derinimo schemos nustatymų. |
| Grąžintas | Derinimas yra sustabdytas, bet dar nenutrauktas. Vienas iš derintojų paspaudė mygtuką "Grąžinti iniciatoriui". Dokumentų rinkinio informacija nėra redaguojama. Derinimą atšaukęs vartotojas mato mygtuką "Pakeisti sprendimą" kurį paspaudus, jis gali tęsti derinimą. Tai reiškia - atšaukti savo derinimo nutraukimo sprendimą. Iniciatorius mato mygtuką "Redaguoti" - kurį paspaudus, derinimas bus pilnai nutrauktas, ir statusas pakeistas į "Grąžintas rengiamas" - informacija taps redaguojama. |
| Grąžintas - Rengiamas | Derinimas yra nutrauktas, po derinimo grąžinimo, iniciatoriui nusprendus redaguoti informaciją, kad galėtų pradėti dokumentus derinti iš naujo. |
| Patvirtintas | Dokumentų rinkinys yra patvirtintas. Sufomruotas tai patvirtinantis dokumentas, uždėtos tvirtinimo žymos, jam suteiktas registro numeris. Dokumento informacija sistemoje neberedaguojama. |
Derintojai
Jeigu dokumentų rinkinys buvo bent kartą pradėtas derinti, skiltyje "Derintojai" matysite visų derinimų vartotojų sąrašą. Derinimai rikiuojami nuo naujausio iki seniausio, tad viršuje visada matysiste aktualiausius duomenis.
| DERINTOJŲ SĄRAŠAS | ||
| Sistemos vaizdas | Pavadinimas | Reikšmė |
|---|---|---|
| Derinimo numeris | Ties pirmuoju derintoju esantis skaičius žymi kelintą kartą dokumentas yra derinamas |
| Dabartinis derintojas | Jeigu derinimo schemos nustatymuose pažymėta, kad derinimo etapas vyksta "Nuosekliu" būdu, derintojai derins vienas po kito. Dabartinis derintojas žymimas trikampės rodyklės ženklu, jo derinimo statusas yra "Laukiama". Jeigu dabartinis derintojas nėra pažymėtas, bet derinime dar yra vartotojų, kurių derinimo statusas yra laukiama, vadinasi, derinimas vyksta "Lygiagrečiu" būdu. |
| Derinimas / Vizavimas / Tvirtinimas | Raidė žymi vieną iš derinimo etapų. Dokumentų derinamo etapai eina nuosekliai vienas po kito.
|
| Derintojo sprendimo statusas | Laukiama sprendimo - dabartinis derintojas dar nepriėmė sprendimo. Kai derinimas vyksta eilės (nuosekliu) būdu - yra tik vienas dabartinis derintoja, kai lygiagrečiu - visis derintojai derina vienu metu, ir visų jų statusas "Laukiama sprendimo"; Laukiama - Derinimas vyksta eilės būdu. Derintojas dar nepriėmė sprendimo, ir prieš jį dar turi suderinti kiti vartotojai; Atšaukta - derintojas atšaukė derinimą; Nenuspręsta - derinimas buvo nutrauktas, derintojui nepriėmus sprendimo; Suderinta - derintojas suderinimo dokumentus, dokumentų derinimo etape: "Derinimas"; Pritarta - vizuotojas pritarė dokumentų vizavimui, dokumentų derinimo etape: "Vizavimas"; Patvirtinta - tvirtintojas patvirtino dokumentus, dokumentų derinimo etape: "Tvirtinimas". Pavyzdyje rodomas atvejis, kai pirmasis derinimas buvo nutrauktas, ir pradėtas naujas derinimas. |
| Pastaba | "Balionėlis" matomas, kai vartotojas, priimdamas sprendimą, įrašė pastabą. Paspaudus ant jo, galite pastabą perskaityti.
|
| Išskleisti | Paspaudus mygtuką, per derinimo lango vidurį bus išskleistas derintojų sąrašas su pilnais derinimo duomenimis. Plačiau apie funkcionalumą čia. |
| Office 365 | Organizacija turi EcoCost sistemos ir MS Office 365 integraciją. Derinamų dokumentų grupės dokumentai yra įkelti į OneDrive ir vartotojas yra, arba nėra prisijungęs prie Office 365 paskyros. Plačiau apie dokumentų derinimą naudojant Office 365 integraciją čia. |
Išsamus derinimo eigos sąrašas
Skiltyje "Derintojai" paspaudus mygtuką "Plačiau", per derinimo lango vidurį bus išskleistas derintojų sąrašas su pilnais derinimo duomenimis.
Žemiau detalizuojami galimi veiksmai šioje skiltyje.
Informacija apie derinimo žingsnį
Paspaudus ant "i" raidelės derintojo eilutėje, pamatysite išsamią derinimo žingsnio informaciją: kokia derinimo shema yra taikoma, kuris derinimo schemos žingsnis ir kokia atsakomybė jam priskirta, kurių punktų redagavimo teises turi atitinkamas derinimo žingsnis. Šį informacija yra naudinga, norint sužinoti, kodėl vartotojas negali redaguoti kai kurių laukelių. Plačiau apie derinimo schemos žingsnių nustatymus galite rasti nustatymų instrukcijoje.
Jeigu "i" raidelės ties vartotoju nėra, vadinasi, jis nepriklauso derinimo schemai, ir yra įtrauktas į derinimo eigą, nes:
- yra procedūros iniciatorius, ir jam pradėjus derinimą, priėmė sprendimą pateikti derinamus dokumentus suderinimui;
- nėra procedūros iniciatorius, bet paspaudė mygtuką "Pradėti derinimą". Tokiu atveju, iniciatorius yra įtraukiamas į derinimo eigą iškart po derinimą pradėjusio vartotojo.
Vartotojo keitimas derinimo eigoje
Galite pakeisti vartotojus, kurių suderinimo statusas "Laukiama". Paspauskite "Vartotojo redagavimo" mygtuką:
Pažymėkite vartotoją iš sąrašo, kurį galite filtruoti pagal vardą, pavardę:
Prieš patvirtinant pakeitimą, galėsite įrašyti pakeitimo komentarą:
Komentaras įrašomas į "Balionėlį" (paveikslėlyje pažymėta nr.: 1) ties derintoju sąraše ir skiltyje "Eiga" (paveikslėlyje pažymėta nr.: 2):
Pridėti naują vartotoją į derinimo eigą
Norėdami įtraukti naują vartotoją į derinimo eigą, paspauskite "Sukurti" (žalias "+") mygtuką, ir nurodžius prašomą informaciją, paspauskite "Pridėti". Pridėti vartotoją galima tik į einamuoju metu vykstantį derinimo procesą.
Seka - įveskite, kelintu numeriu norite įtraukti vartotoją į derinimo eigą. Įterpus naują vartotoją į seką, po jo einantys sekos numeriai bus perstumti į priekį. Negalite įterpti tarp jau suderinusių vartotojų. Jei bandysite tai padaryti, jums bus teiktas pranešimas, su galimais sekos numeriais:
Asmuo - pasirinkite vartotoją iš sąrašo. Galite filtruoti vartotojus pagal vardą, pavardę.
Derinimo schemos žingsnis - Nurodykite, kurio derinimo schemos žingsnio astakomybę gaus naujai įtrauktas vartotojas. No to priklausys, kokias inicijavimo punktų redagavimo teises turės įtraukiamas vartotojas, todėl pravartu jas pasitikrinti informacijoje apie derinimo žingsnį, prieš įtraukiant vartotoją į eigą.
Derinimo etapas - Kuriam derinimo etapui priskirsite naują vartotoją: Derinimui, Vizavimui ar Tvirtinimui.
Derintojo ištrynimas iš derinimo eigos
Galite pašalinti derintoją iš derinimo eigos, paspaudus trynimo mygtuką (raudonas "x") derintojo eilutėje.
Negalima ištrinti:
- jau suderinusių vartotojų;
- dabartinio derintojo;
- vartotojo, jeigu jis yra vienintelis derinimo eigoje, turintis konkrečios atsakomybės teises. Jums bus pateiktas pranešimas, nurodantis atsakomybės pavadinimą (paveikslėlis žemiau). Tokiu atveju galite:
- pakeisti vartotoją šiame žingsnyje;
- prieš ištrinant, įtrauki naują vartotoją į derinimo eigą su tokia pat atsakomybe:
Eiga
Eigos skiltyje pateikiami sisteminiai komentarais apie svarbiausius vartotojų veiksmus, pvz.: visi su derinimus susiję veiksmai, vartotojų sprendimai ir jų įrašyti komentarai. Įvykių komentarai rikiuojami eilės tvarka nuo naujausio iki seniausio. Jeigu komentaro tekstas yra ilgas ir netelpa į peržiūros laukelį - užvedus ant jo kursorių galėsite perskaityti visą komentaro tekstą. Plačiau apie skiltį "Eiga" rasite čia.
