Pirkimo inicijavimo proceso tikslas yra inicijavimo pažymos parengimas ir suderinimas bei pirkimo Sistemoje pradėjimas. Pirkimą inicijuoti gali sistemos vartotojai, kuriems yra suteikta pirkimo inicijavimo teisė. Tipiškai tokie vartotojai yra pirkimo iniciatoriai ir pirkimo specialistai. Pirkimo inicijavimas atliekamas keliais proceso žingsniais, kurie yra atvaizduoti Pirkimo inicijavimo proceso schemoje.
Pirkimo inicijavimo proceso schema
TURINYS |
|---|
Kaip rasti pirkimo inicijavimo mygtukus?
Pirkimo iniciatorius, norėdamas inicijuoti į pirkimų planą įtrauktą pirkimą, einamojo pirkimų plano dešinėje pusėje turi paspausti paveikslėlyje žemiau pažymėtą ikoną. Iš vienos pirkimų plano eilutės gali būti inicijuotas tik vienas pirkimas.
Pirkimo inicijavimo ikonos pažymėtos einamojo pirkimų plano lange
Pirkimo incijavimo ikonos einamajame pirkimų plane būsenos gali būti tokios:
| Ikona | Būsenos paaiškinimas |
|---|---|
| Nepradėta pildyti inicijavimo pažymos forma |
| Pradėta pildyti inicijavimo pažymos forma |
| Pirkimas jau yra užbaigtas arba vykdomas |
1. Pirkimo inicijavimo formos pildymas
Forma galima užpildyti 3 žingsniais:
1 žingsnis: Pirkimo iniciatorius inicijuodamas pirkimą turi nurodyti bendruosius duomenis bei pateikti pirkimo objekto aprašymą.
Sistema iš pirkimo plano perkelia informaciją apie pirkimo pavadinimą, pirkimo grupę bei sutarties trukmę.
2 žingsnis: Pildant informaciją apie pirkimo objektą yra kartu rengiama ir techninė specifikacija. Mygtukas "+Nauja dalis" yra skirtas pirkimo dalims sukurti. Jeigu pirkimas yra neskaidomas į dalis, tai sukuriama tik viena dalis.
Pliusas prie pirkimo dalies yra skirtas pirkimo objektams sukurti. Norint išskleisti visą informaciją spaudžiamas trikampis, esantis ties pirkimo dalimi arba objektu.
Pirkimo objektai yra specifikuojami naudojant parametrų eilutes. Naujas parametras sukuriamas spaudžiant pliusą prie pirkimo objekto pavadinimo.
Kievienos eilutės galia esantis pliusas leidžia dubliuoti norimą informaciją, o šiuklių dėžės ikona- ištrinti nereikalingą informaciją.
Informacija apie pirkimo objektą gali būti renkama konsoliduotai t.y. kiekvienam skyriui įpildant savo kiekius.
Renkant konsoliduotą informaciją apie pirkimo objektą iniciatoriai matys savo skyriaus kiekius bei visos organizacijos kiekius. Jeigu iniciatorius nėra įvedęs savo kiekio jis matys užrašą "Pridėti kiekį".
3 žingsnis: Iniciatoriai gali prie pirkimo pridėti dokumentus, nurodydami jų tipą.
Norint pridėtą dokumentą parsisiųti iš sistemos, reikia spausti "Išsaugoti".
2. TECHNINĖS SPECIFIKACIJOS RENGIMAS
Techninių specifikacijų rengimas
Pirkimo pradžia
Norint pradėti kurti techninę specifikaciją einamajame pirkimų plane turi būti spaudžiama dokumento ikona, esanti pirkimo plano eilutės pabaigoje. Pirkimo inicijavimo metu sukurta techninė specifikacija bus naudojama pasiūlymo formai parengti bei gautiems pasiūlymams įvertinti. Pirkimo pasiūlymo formos pavyzdys pateikiamas paskutiniame instrukcijos lape
Paspaudus ikoną išoka pranešimas, klausiantis, ar norite pradėti pirkimo vykdymą.
Patvirtinus pirkimo inicijavimo pradžią būsite perkelti į pirkimo inicijavimo langą, kuriame galėsite nurodyti pirkimo objekto reikalavimus.
Pirkimo objekto parašymas
Pirkimo objektas yra specifikuojamas nurodant pirkimo dalies, pirkimo objekto pavadinimus bei objektų parametrus.
Norint nurodyti pirkimo dalies pavadinimą spaudžiamas mygtukas “+Nauja dalis”.
Pirkimo dalies pavadinimas žymimas oranžine spalva. Norint pakartotinai sukurti pirkimo dalį – pakartotnai spaudžiamas mygtukas “+Nauja dalis”.
Pirkimo objektas yra sukuriamas spaudžiant mėlyną pliusą šalia pirkimo dalies pavadinimo.
Pirkimo objekto parametrai yra nurodomi spaudžiant žalią pliusą šalia pirkimo objekto pavadinimo.
Rekomenduojame kiekvieną objekto parametrą rašyti atskiroje eilutėje ir taip užtikrinti nesudėtingą pasiūlymo vertinimą pirkimo procedūros vykdymo metu.
Informacijos kopijavimas, trynimas
Kiekvienos eilutės pabaigoje esanti šiukšlių dėžė leidžia pašalinti įvestą informaciją. Paspaudus ant šiukšlių dėžės ikonos, kuri yra prie pirkimo dalies – bus ištrinta visa pirkimo dalies informacija, paspaudus šiukšlių dėžės ikoną ties pirkimo objekto eilute- bus ištrinta visa pirkimo objekto informacija.
Prie kiekvienos eilutės esantis pliusas leidžia kopijuoti įvestą informaciją. Paspaudus ant pliuso ikonos, kuri yra prie pirkimo dalies – bus dubliuojama visa pirkimo dalies informacija, paspaudus pliuso ikoną ties pirkimo objekto eilute- bus dubliuojama visa pirkimo objekto informacija.
Konsoliduotų kiekių surinkimas
Sistema leidžia surinkti pirkimo objekto kiekius konsoliduotai.
Nurodžius, kad informaciją apie pirkimo kiekius suves ne vienas iniciatorius sistemoje bus matomas iniciatoriaus įvestas kiekis ir visas konsoliduotas kiekis.
2. PASIŪLYMO FORMOS GENERAVIMAS
Sistemoje suformuotą techninę specifikaciją galima išeksportuoti excel formatu. Norint tai padaryti pirmiausiai reikia nustatyti formos parametrus.
Formos nustatymuose pasirenkamas parametrų išdėstymo tipas bei sukuriamas pageidaujamas stulpelių kiekis, nurodoma, kas informaciją turės įvesti į excel failą (t.y. pasiūlymo formą).
Paspaudus mygtuką "Generuoti pasiūlymo formą" programa paruošia excel failą.
3.PIRKIMO VYKDYTOJŲ PRISKYRIMAS
Sistemoje būtina nurodyti už pirkimo vykdymą atsakingus asmenis - pagrindinį pirkimo vykdytoją bei pirkimo komisijos sudėtį.
Pažymėjus pirkimo vykdytojo vardą ir pavardę spaudžiamas mygtukas "Pasirinkti".
Paspaudus ant komisijos pavadinimo sistema parodo jos sudėtį.
Norint redaguoti komisijos sudėtį reikia spausti "Redaguoti" ir parinkti norimus komisijos narius.
Pirkimo vykdymo pradžios mygtukas yra lango dešinėje.
Nesudarius komisijos bei nepriskyrus atsakingo asmens, nenustačius pasiūlymų vertinimo kriterijaus bei kvalifikacijos vertinimo tipo nebus galima pradėti pirkimo vykdymo.
Visi pirkimai pagal jų stadijas bus matomi pirkimų vykdymo lentoje.
5.PIRKIMO INICIJAVIMO PAŽYMOS PATALPINIMAS Į BYLĄ
Pasirašytas pirkimo inicijavimo dokumentas gali būti patalpintas į elektroninę pirkimo bylą prie pirkimo dokumentų.
