Nešališkumo deklaracijos (ND) ir konfidencialumo pasižadėjimai (KP) yra pasirašomi už vartotojų atliekamas funkcijas viešuosiuose pirkimuose. Sistema, vartotojo prisijungimo prie sistemos metu, tikrina, kokias funkcijas atlieka konkretus vartotojas sistemoje įvestuose pirkimuose esamuoju metu. Į dokumentą yra įrašomos šios vartotojo funkcijos:
- Iniciatorius - kai vartotojas yra nurodytas kaip pirkimo iniciatorius poreikyje arba inicijavimo paraiškoje;
- Pirkimo organizatorius - kai vartotojas yra nurodytas kaip pirkimo vykdytojas poreikyje arba inicijavimo paraiškoje;
- Komisijos narys - kai vartotojas yra įtrauktas į pirkimo komisiją. Nepriklausomai nuo to, ar jis papildomai pažymėtas kaip komisijos sekretorius, ar komisijos pirmininkas.
- Ekspertas - kai vartotojas yra nurodytas ekspertu.
- Kitas su pirkimais susijęs asmuo - kai vartotojas neatlieka nei vienos iš 1-4 punktuose išvardintų funkcijų. Vos tik vartotojas gauna bet kurią iš aukščiau išvardintų funkcijų, jis gaus pasirašyti deklaraciją iš naujo su naująją funkcija, tačiau jau be "Kitas su pirkimais susijęs asmuo".
- Jeigu vartotojas jau yra pasirašęs deklaraciją, ir ji yra galiojanti, tačiau vartotojas gavo naujų funkcijų, pvz.: buvo įtrauktas į pirkimo komisiją, tokiu atveju jis gaus pasirašyti dokumentus iš naujo, su papildytu funkcijų sąrašu.
- Taip pat nereikalingos deklaracijos gali būti deaktyvuotos, paspaudus raudoną iksiuką. Tokiu būdu jos papilkės ir taps neaktyviomis, o vartotojui prisijungus prie sistemos, bus iš naujo paprašyta pasirašyti naują
Kai nešališkumo deklaracijos arba konfidencialumo pasižadėjimai anuliuojami, formuojant naujus dokumentus yra tikrinami tik tie pirkimai, kurie į sistemą buvo įvesti laikotarpiu po paskutinio dokumentų anuliavimo datos iki vartotojo prisijungimo datos.
Jeigu EcoCost yra naudojama ne vienos organizacijos pirkimų valdymui, pagal nustatymą, vartotojai pasirašo atskiras deklaracijas už:
1. Poreikio organizaciją (PO) - vartotojams pateikia pasirašyti atskiras deklaracijas už skirtingas organizacijas, kurių pirkimuose jis turi vykdomų funkcijų;
2. Vartotojo organizaciją - sistema vartotojui pateikia pasirašyti deklaracijas po vieną už tas organizacijas, kuriose vartotojas turi jam priskirtų skyrių. Jeigu visi jo turimi skyriai yra toje pačioje organizacijoje - deklaracija pateikiama tik viena.
Pagal įgaliojimą
kai pirkimas yra vykdomas pagal įgaliojimą, komisijos nariams ir ekspertams pateikiamos pasirašyti deklaracijos iš vykdytojo organizacijos.
Funkcionalumo nustatymus ir vartotojų pasirašymo veiksmų instrukciją rasite šiuose puslapiuose:
- Nešališkumo deklaracijų ir konfidencialumo pasižadėjimų valdymas;
- Nešališkumo deklaracijos ir konfidencialumo pasižadėjimo pasirašymas.
VTEK deklaracijos priminimas
Po ND ir KP pasirašymo, vartotojui pateikiamas pranešimas - priminimas dėl VTEK deklaravimo, su aktyvia nuoroda į VTEK interneto puspalį. Norėdamas tęsti prisijungimą, vartotojas turi paspausti mygtuką:"Susipažinau"
Asmens pasirinkimas iš vartotojų sąrašo
Asmuo, kuris yra atsakingas už prevenciją, gali gauti elektroninius laiškus, kuriuose matys, kas ir kada pasirašo deklaracijas.
Žemiau pateikiamas tekstas, kuris bus automatiškai siunčiamas atsakingam vartotojui:
,,Email subject: Naujai pasirašytos deklaracijos
Email tekstas: Informuojame, kad [data] [vardas, pavardė], [skyrius], tel.[numeris] viešųjų pirkimų valdymo sistemoje naujai deklaravo interesus šiomis rolėmis: [rolės].
Ar vartotojas užpildė Vyriausioji tarnybinės etikos komisijos (VTEK) deklaraciją galite patikrinti: 
PINREG"
