Nešališkumo deklaracijos ir konfidencialumo pasižadėjimai yra pasirašomi už vartotojų atliekamas funkcijas viešuosiuose pirkimuose. Sistema, vartotojo prisijungimo prie sistemos metu, tikrina, kokias funkcijas atlieka konkretus vartotojas sistemoje įvestuose pirkimuose esamuoju metu. Į dokumentą yra įrašomos šios vartotojo funkcijos:
- Iniciatorius - kai vartotojas yra nurodytas kaip pirkimo iniciatorius poreikyje arba inicijavimo paraiškoje;
- Pirkimo organizatorius - kai vartotojas yra nurodytas kaip pirkimo vykdytojas poreikyje arba inicijavimo paraiškoje;
- Komisijos narys - kai vartotojas yra įtrauktas į pirkimo komisiją. Nepriklausomai nuo to, ar jis papildomai pažymėtas kaip komisijos sekretorius, ar komisijos pirmininkas.
- Ekspertas - kai vartotojas yra nurodytas ekspertu.
- Kitas su pirkimais susijęs asmuo - kai vartotojas neatlieka nei vienos iš 1-4 punktuose išvardintų funkcijų. Vos tik vartotojas gauna bet kurią iš aukščiau išvardintų funkcijų, jis gaus pasirašyti deklaraciją iš naujo su naująją funkcija, tačiau jau be "Kitas su pirkimais susijęs asmuo".
- Jeigu vartotojas jau yra pasirašęs deklaraciją, ir ji yra galiojanti, tačiau vartotojas gavo naujų funkcijų, pvz.: buvo įtrauktas į pirkimo komisiją, tokiu atveju jis gaus pasirašyti dokumentus iš naujo, su papildytu funkcijų sąrašu.
- Taip pat nereikalingos deklaracijos gali būti deaktyvuotos, paspaudus raudoną iksiuką. Tokiu būdu jos papilkės ir taps neaktyviomis, o vartotojui prisijungus prie sistemos, bus iš naujo paprašyta pasirašyti naują
Kai nešališkumo deklaracijos arba konfidencialumo pasižadėjimai anuliuojami, formuojant naujus dokumentus yra tikrinami tik tie pirkimai, kurie į sistemą buvo įvesti laikotarpiu po paskutinio dokumentų anuliavimo datos iki vartotojo prisijungimo datos.
Jeigu EcoCost yra naudojama ne vienos organizacijos pirkimų valdymui, pagal nustatymą, vartotojai pasirašo atskiras deklaracijas už:
1. Poreikio organizaciją (PO) - vartotojams pateikia pasirašyti atskiras deklaracijas už skirtingas organizacijas, kurių pirkimuose jis turi vykdomų funkcijų;
2. Vartotojo organizaciją - sistema vartotojui pateikia pasirašyti deklaracijas po vieną už tas organizacijas, kuriose vartotojas turi jam priskirtų skyrių. Jeigu visi jo turimi skyriai yra toje pačioje organizacijoje - deklaracija pateikiama tik viena.
Funkcionalumo nustatymus ir vartotojų pasirašymo veiksmų instrukciją rasite šiuose puslapiuose:
- Nešališkumo deklaracijų ir konfidencialumo pasižadėjimų valdymas;
- Nešališkumo deklaracijos ir konfidencialumo pasižadėjimo pasirašymas.