Nešališkumo deklaracijos ir konfidencialumo pasižadėjimai yra pasirašomi už vartotojų atliekamas funkcijas viešuosiuose pirkimuose. Sistema, vartotojo prisijungimo prie sistemos metu, tikrina, kokias funkcijas atlieka konkretus vartotojas sistemoje įvestuose pirkimuose, esamuoju metu. Į dokumentą yra įrašomos šios vartotojo funkcijos:
- Iniciatorius - kai vartotojas yra nurodytas kaip pirkimo iniciatorius poreikyje arba inicijavimo paraiškoje;
- Pirkimo organizatorius - kai vartotojas yra nurodytas kaip pirkimo vykdytojas poreikyje arba inicijavimo paraiškoje;
- Komisijos narys - kai vartotojas yra įtrauktas į pirkimo komisiją. Neprikslausomai nuo to, ar jis papildomai pažymėtas kaip komisijos sekretorius, ar komisijos pirmininkas.
- Ekspertas - pirkimo komisijoje nurodytas ekspertas.
- Kitas su pirkimais susijęs asmuo - kai vartotojas neatlieka nei vienos iš 1-4 punktuose išvardintų funkcijų. Vos tik vartotojas gauna bet kurią iš aukščiau išvardintų funkcijų, jis gaus pasirašyti deklaraciją iš naujo su naująją funkcija, tačiau jau be "Kitas su pirkimais susijęs asmuo"
Jeigu vartotojas jau yra pasirašęs deklaraciją, ir ji yra galiojanti, tačiau vartotojas gavo naujų funkcijų, pvz.: buvo įtrauktas į pirkimo komisiją, tokiu atveju jis gaus pasirašyti dokumentus iš naujo, su papildytu funkcijų sąrašu.
Kai nešališkumo deklaracijos arba konfidencialumo pasižadėjimai anuliuojami, formuojant naujus dokumentus yra tikrinami tik tie pirkimai, kurie į sistemą buvo įvesti laikotarpiu po paskutinio dokumentų anuliavimo datos iki šiandienos.
Jeigu EcoCost yra naudojamas kaip organizacijų sistema, pagal nustatymą, vartotojai pasirašo atskiras deklaracijas už:
1. Poreikio org. - vartotojams pateikia pasirašyti atskiras deklaracijas už skirtingas organizacijas, kurių pirkimuose jis turi vykdomų funkcijų.
2. Vartotojo org. - sistema vartotojui pateikia pasirašyti deklaracijas po vieną už tas organziacijas, koriose vartotojas turi jam priskirtų skyrių. Jeigu visi jo turimi skyriai yra toje pačioje org. - deklaracija tik viena.
Funkcionalumo nustatymus ir vartotojų pasirašymo veiksmų instrukciją rasite šiuose puslapiuose:
- Nešališkumo deklaracijų ir konfidencialumo pasižadėjimų valdymas
- Nešališkumo deklaracijos ir konfidencialumo pasižadėjimo pasirašymas