EcoCost sistemoje įkeltus .pdf ir .docx formatų dokumentus galima pasirašyti kvalifikuotu elektroniniu parašu, kai sistemoje yra įjungta integracija su kvalifikuoto elektroninio parašo tiekėju Dokobit.
Pasirašymo kvalifikuotu el. parašu funkcija veikia šiuose dokumentų rinkiniuose:
Sutartis (Aliktas pirkimas):
Priėmimo - perdavimo aktai
Defektiniai aktai
Sutarties keitimai
Dokumentų formatai
Po pasirašymo kvalifikuotu el. parašu į EcoCost sistemą iš Dokobit yra atsiunčiami šių formatų failai:
Kaip buvo pasirašomas .pdf: PDF LT
Kai pasirašymui buvo įkeltas .docx: ADOC (GeDOC)
...
.adoc formato dokumentų archyvavimas
Vartotojui paspaudus mygtuką Sukurti pasirašymo langa, į Dokobit sistemą kartu su dokumentais ir pasirašančių asmenų informacija yra paduodamas papildomas parametras, pažymintis, kad dokumentas bus archyvuojamas.
Visi pasirašantys asmenys pasirašo dokumentus.
Po paskutinio asmens pasirašymo, į EcoCost sistemą grąžinamas dokumentas adoc formatu, o praėjus 24 valandoms po pasirašymo, pirminis .adoc dokumentas perrašomas nauju dokumentus, kurio el. parašai jau yra pakelti iki ilgalaikio saugojimo lygmens.
Techninis aprašymas:
“Pasirašant ADoc formato dokumentą, parašo formatas yra XAdES-T, be ilgalaikio saugojimo (sertifikato atšaukimo) duomenų. Tuomet, po 24h pakeliamas parašo lygis iki ilgalaikio saugojimo lygmens XAdES-X-L (naudojant „Dokobit by Signicat“ portalą, „Portal API“, „Universal API“ tuo automatiškai pasirūpiname mes, o su GW kuriant pasirašymą POST /api/signing/create.json iš karto galima būtų nurodyti norimą parašo lygmenį XAdES-X-L ir sistema automatiškai panaudotų archive metodą ir pakeltų parašo lygį iki ilgalaikio saugojimo lygmens). Pakėlimas vyksta įtraukus el. parašo sertifikato atšaukimo duomenis. Pakėlus iki ilgalaikio saugojimo lygmens, toks parašas, pagal Lietuvoje nusistovėjusią praktiką, galiotų iki tol, kol algoritmas būtų laikomas stipriu, arba kol galiotų dokumente naudotos laiko žymos sertifikatas.
Jau pasirašytiems ADoc formato dokumentams, galima naudoti archive metodą: /api/signing/{token}/archive.json.
PDF formato dokumentų iki ilgalaikio saugojimo lygmens tik pasirašius kelti nereikia. Praktika taikoma tik ADoc'ams.”
...
Vartotojų informavimas
Kvalifikuoto el. pasirašymo procese dalyvaujantys asmenys yra informuojami šiais el. pašto pranešimais:
Kai yra sukuriamas pasirašymo langas, pranešimas yra siunčiamas pasirašantiems asmenis el. paštu apie jiems pateiktus pasirašyti dokumentus. Iš pradžių apie pasirašymą bus informuojamas PO atstovas. Tiekėjo atstovas bus informuojamas, po to, kai PO atstovas pasirašys dokumentus kvalifikuotu el. parašu.
pranrešimo pvz.:
Laba diena,
Informuojame, apie poreikį pasirašyti sutarties registravimą.
-Pirkimo Nr: <pirkimo numeris>;
-Pirkimo pavadinimas: <pirkimo pavadinimas> ;
-Sutarties Nr: <Sutarties numeris>;
Nuoroda pasirašymui: https://gateway.dokobit.com/signing/2e765d3
Prašome neatsakinėti į šį laišką, nes pranešimas siunčiamas automatiškai iš pirkimų valdymo sistemos "EcoCost". (edited)
Po bet kurių dokumentų pasirašymo kvalifikuotu el. parašu, yra siunčiami pranešimai apie pasirašymo faktą. Pranešimo tekstą ir nustatymus galite rasti:
Nustatymai > Bendri nustatymai > Vartotojų informavimas > Tipas: Sutartis > Situacija: Informavimas po pasirašymo kvalifikuotu elektroniniu parašu :
...
Po sutarties pasirašymo ir pakartotinai kasdien, iki kol vartotojas užpildys sutarties galiojimo ir vykdymo datas, siunčiamas priminimas apie minėtų laukelių užpildymą. Pranešimo tekstą ir nustatymus galite rasti:
Nustatymai > Bendri nustatymai > Vartotojų informavimas > Tipas: Sutarties registravimas > Situacija: Informavimas apie poreikį užpildyti sutarties informaciją :
...