Pirkimo iniciatorius inicijuodamas pirkimą turi nurodyti bendruosius ir kitus privalomus duomenis bei pateikti visą kitą privalomą informaciją, kuri yra reikalaujama pagal organizacijos vidinę pirkimų vykdymo tvarką. Iniciatoriui privalomi pildyti laukai yra pažymėti raudona spalva.
Kiekvienoje pirkimo inicijavimo paraiškos dalyje yra matoma rodyklės ratu ikona, leidžianti kartoti duomenis iš jau vykdytų pirkimų: 
Numeracija
- Dokumento (inicijavimo paraiškos) numeris suteikiamas dokumento sukūrimo metu ir yra sudaromas:
- iš dabartinių metų;
- skaičiaus - kelintas tokio tipo dokumentas buvo sukurtas konkrečiais metais, pradedant nuo 1 ir toliau numeruojant didėjančia tvarka. Jeigu dokumentas ištrinamas, jo numeris neperduodamas kitam, po jo sukurtam dokumentui (Pvz.: 2020 metais jau buvo inicijuota 300 kartų (tarp kurių įeina ir jau ištrinti inicijavimai). Kita paraiška, kuri bus inicijuota, gaus numerį 2020-301).
- Registro numeris - suteikiamas patvirtinimus dokumentą. Registro numerio sudarymo nustatymus rasite: Nustatymai > Organizacija > Registrai.
Dokumentų formavimas
Iš duomenų, įvestų į pirkimų valdymo sistemą yra formuojama pirkimo inicijavimo paraiška docx ir pdf formatais.
Inicijavimo paraiškos dokumentą galima sugeneruoti bet kuriuo jos pildymo momentu:
Pirkimo inicijavimo paraiška bus įsegama prie pirkimo dokumentų automatiškai pradėjus pirkimo inicijavimo derinimą:
Inicijavimo forma yra suskaidyta į 8 skiltis "Bendra informacija", "Pirkimo objektas", Objekto nustatymai", "Reikalavimai tiekėjams", "Sutarties reikalavimai", "Tiekėjai", "Kiti klausimai", "Sutarties dalyviai":
Tuo atveju kai pasiūlymo vertinimo kriterijus yra nustatomas kainos/sąnaudų ir kokybės santykis tuomet inicijavimo forma pasipildys papildomomis skiltimis/klausimais dėl ekonominio naudingumo parametrų nustatymo:
Inicijuojant pirkimus yra pildoma ta informacija, kuri yra nustatoma pagal organizacijos vidinę tvarką. Sistema rodys privalomus užpildyti laukus. Kokie privalomi laukai yra neužpildyti, sistema žymės raudonai:
Inicijavimo pažymoje yra galimybė įkelti papildomus dokumentus:
arba
įkelti dokumentus, kurie jau buvo įkelti prieš tai jau vykdytame pirkime:
Taip pat yra galimybė kopijuoti bendrą informaciją iš prieš tai jau vykdyto pirkimo
Inicijavimo pažymoje užpildžius visą reikalingą informaciją, ją galima atsisiųsti PDF arba DOC formatu:
Pabaigus pildyti informaciją inicijavimo pažymoje ją galima pateikti derinimui derinimo schemoje nurodytiems asmenims:
Tuo atveju, jeigu yra reikalinga priminti derintojui apie tai, kad dar nesuderino dokumento tai galima atlikti paspaudus mygtuką "Pakartotinai informuoti derintoją":
Visą, inicijavimo metu, užpildytą informaciją kartu su inicijavimo pažyma, esant poreikiui, galima ištrinti:
Inicijavimo paraiška gali turėti šias būsenas/statusus:
- Rengiama - visi formos laukeliai yra aktyvūs informacijos įvedimui, privalomi užpildyti laikai pažymėti raudona spalva;
- Derinama - formos laukeliai yra aktyvūs tik dabartiniam derintojui (laukų redagavimas yra galimas tik turint teisę redaguoti konkretų inicijavimo paraiškos lauką);
- Patvirtinta - forma užrakinta, jos koreguoti nebegalima;
- Grąžinta - visi formos laukeliai yra aktyvūs informacijos įvedimui.
Užbaigus pirkimo inicijavimo etapą visa informacija bus perkeliama į pirkimo dokumentų rengimo etapą - ją pirkimo vykdytojas/pirkimo komisija galės koreguoti.